Job Description

Are you ready to be a part of something bigger? As one of Canada's Best Managed Companies, Mega Group values the talents and abilities of our employees and seeks to foster an open, cooperative, and flexible environment in which employees can thrive. Being a proudly Canadian company means we're always looking for smart, enthusiastic, and passionate team members who reflect the communities we serve. Join our team today and take pride in helping our neighbours turn their businesses into success.

Make an impact with our team as an Administrative Assistant in our Boucherville office.

What you will do:

Executive Support

Manage calendar, prioritize meetings, and coordinate cross-functional schedules. Book travel, prepare detailed itineraries, and process expense reports. Prepare meeting materials including decks, reports, and talking points; take minutes, track action items, and ensure timely follow-up. Compile sales data and KPIs; create executive summaries and dashboards. Coordinate communications with internal teams and external partners. Triage member calls and feedback, escalating issues to the appropriate departments. Approve team's expense report in accordance with company's policy.

Committee Support

Schedule in-person committee meetings and send calendar invites. Book meeting rooms, arrange catering, and prepare printed materials. Build an agenda with key stakeholders and ensures content is sent to committee minimum 24 hours ahead. Track attendance and send reminders to participants. Draft and circulate meeting agendas and notes. Follow up on action items and ensure accountability. Apply and communicate the expense reimbursement policy to committee members.

Member Onboarding & Offboarding

Send welcome kits and onboarding documents to new members. Schedule and host onboarding calls or webinars. Update CRM and internal systems with member status changes. Notify internal departments (e.g., accounting, marketing, IT) of member transitions. Collect feedback or conduct exit interviews with departing members. Track contracts renewal date and ensure updated documents are signed.

Marketing Invoice Management

Request and collect invoices from members on a regular basis. Review and organize invoices for senior management approval. Submit expense summaries to the accounting team and track payment status. Review monthly Canada Post invoices and cross-reference with member-initiated marketing projects. Communicate with members to confirm project details and clarify discrepancies. Coordinate with Express and members to resolve unclear charges. Prepare and issue re-invoices to appropriate members. Maintain a detailed tracking sheet to monitor and reconcile all charges

Office Responsibilities:

Organize shipping, delivery, mail, couriers as needed. Order and maintain adequate inventory of office supplies. Acts as back-up to Executive Assistant

What you offer:

Bachelor's Degree, Diploma or equivalent in Administration Minimum three (3) years' experience in an Administrative Assistant role, supporting senior-level executives is considered an asset. Bilingualism is required (English/French). Highly proficient in Microsoft Office 365. Highly organized, flexible, and proactive. Excellent listening and communication skills. High competence level in typing skills.

What we offer:

Health and Dental coverage Health Care Spending Account Lifestyle Account Gainshare RRSP Plan Employee Assistance Program Social and charity committees Healthy work-life balance Positive company culture Training and development opportunities The personal fulfillment of supporting local businesses

Who we are:

Making independent retailers stronger is not just a tagline, it is our entire reason for being. For 60 years, Mega Group has provided a competitive edge to like-minded Canadian independent home goods retailers by providing programs and services that save them time and money. Entirely member-owned, Mega Group provides the combined expertise and scale in the areas of Retail financial support, Digital business, and Business Fundamentals that our members cannot easily access or afford on their own.

Want to learn more? Check out our

website

and follow us on

Facebook

.

Our goal is to support local businesses. We believe the best way to do that is by building a team with various backgrounds, cultures, and perspectives to help make our vision a reality. Diversity and inclusion fuel our innovative solutions and unite us with our members and the communities we serve. We have a nationwide, multicultural, and diverse member base - we want to reflect that inside our walls.

Vous avez envie de faire partie de quelque chose de plus grand? Designee parmi les societes les mieux gerees au Canada, Mega Groupe sait apprecier le talent et les competences de ses employes et veut favoriser un environnement ouvert, cooperatif et flexible dans lequel les employes peuvent s'epanouir. Fiere entreprise canadienne, nous sommes toujours a la recherche de membres d'equipe brillants, enthousiastes et passionnes qui representent les communautes que nous servons. Joignez-vous a notre equipe des aujourd'hui et soyez fiers d'aider nos voisins a faire prosperer leur entreprise.

Contribuez a l'impact de notre equipe en tant que adjoint(e) administratif(ve) a notre bureau de Boucherville.

Ce que vous ferez :

Soutien executif - Vice-presidente

Gerer les agendas, etablir des priorites pour les reunions et coordonner les calendriers interfonctionnels. Reserver les voyages, preparer des itineraires detailles et traiter les notes de frais. Preparer les documents de reunion, les dossiers, les rapports et les points de discussion ; rediger les proces-verbaux, suivre les points d'action et assurer un suivi en temps opportun. Compiler les donnees de vente et les indicateurs cles de performance ; creer des resumes et des tableaux de bord. Coordonner les communications avec les equipes internes et les partenaires externes. Triage des appels et des commentaires des membres, en transmettant les problemes aux services competents. Approuver les depenses de l'equipe conformement a la politique de l'entreprise.

Soutien au comite national BBG

Planifier les reunions du comite ; envoyer les invitations au calendrier. Reserver les salles de reunion, organiser la restauration et preparer les documents imprimes. Elaborer un ordre du jour avec les principales parties prenantes et s'assurer que le contenu est envoye au comite au moins 24 heures a l'avance. Suivre les presences et envoyer des rappels aux participants. Rediger et diffuser les ordres du jour et les notes des reunions. Assurer le suivi des mesures a prendre et veiller a ce que les responsabilites soient assumees. Appliquer et communiquer la politique de remboursement des depenses aux membres du comite.

Embarquement et debarquement des membres du BBG

Envoyer des dossiers de bienvenue et des documents d'integration aux nouveaux membres. Programmer et organiser des appels ou des webinaires d'integration. Mettre a jour le CRM et les systemes internes avec les changements de statut des membres. Informer les services internes (comptabilite, marketing, informatique, etc.) des changements de statut des membres. Recueillir les commentaires ou mener des entretiens de depart avec les membres qui quittent l'organisation. Suivre la date de renouvellement des contrats et s'assurer que les documents mis a jour sont signes.

Gestion des factures de marketing

Demander et collecter regulierement les factures des membres. Examiner et organiser les factures pour approbation par la direction. Soumettre les resumes des depenses a l'equipe comptable et suivre l'etat des paiements. Examiner les factures mensuelles de Postes Canada et faire des recoupements avec les projets de marketing lances par les membres. Communiquer avec les membres pour confirmer les details du projet et clarifier les divergences. Coordonner avec le fournisseur et les membres la resolution des frais non clairs ; Preparer et emettre de nouvelles factures ou necessaire Tenir une fiche de suivi detaillee pour controler les depenses.

Responsabilites administratives :

Organiser l'expedition, la livraison, le courrier, les coursiers selon les besoins. Commander et maintenir un inventaire adequat des fournitures de bureau. Assurer la suppleance de l'assistante de direction.

Ce que vous avez a offrir :

Licence, diplome ou equivalent en administration Un minimum de trois (3) ans d'experience dans un poste d'adjoint administratif ; au service de cadres superieurs est considere comme un atout. Maitrise (ecrite et orale) du francais et de l'anglais, ce poste necessite une communication reguliere avec des employes, des membres et des fournisseurs anglophones a travers le Canada et les Etats-Unis. Tres bonne maitrise de Microsoft Office 365. Tres organise, flexible et proactif. Excellentes capacites d'ecoute et de communication. Haut niveau de competence en dactylographie.

Ce que nous offrons :

Assurance medicale et dentaire Compte de depenses de soins de sante Compte de style de vie Participation aux benefices REER Programme d'aide aux employes Comite social et comite de bienfaisance Possibilites de travail hybride Equilibre travail-vie personnelle Culture d'entreprise positive Possibilites de formation et de developpement La satisfaction personnelle de soutenir les entreprises locales

Qui nous sommes :

Chez Mega Groupe, la Force des detaillants independants est bien plus qu'un slogan, c'est notre raison d'etre. Depuis 60 ans, Mega Groupe offre un avantage concurrentiel aux detaillants independants d'ameublement au Canada ayant des vues similaires en leur fournissant des programmes et des systemes qui leur font gagner du temps et de l'argent. Propriete exclusive de ses membres, Mega Groupe leur fournit une expertise et les moyens necessaires en matiere de soutien financier a la vente au detail, d'activites numeriques et d'outils commerciaux qu'ils ne peuvent obtenir facilement ou a cout abordable par eux-memes.

Vous voulez en savoir plus? Parcourez notre

site Web

et suivez-nous sur

Facebook

.

Notre objectif est de soutenir les entreprises locales. Nous pensons que la meilleure facon d'y parvenir est de constituer une equipe aux origines, aux cultures et aux points de vue varies, afin de faire de notre vision une realite. La diversite et l'inclusion alimentent nos solutions novatrices et nous rapprochent de nos membres et des communautes que nous servons. Notre base de membres est nationale, multiculturelle et diversifiee - nous voulons refleter cette diversite dans notre organisation.

Job Types: Full-time, Permanent

Benefits:

Casual dress Company events Dental care Disability insurance Employee assistance program Extended health care Life insurance On-site parking Paid time off Profit sharing RRSP match Vision care Wellness program
Language:

English (preferred) French (preferred)
Work Location: Hybrid remote in Boucherville, QC J4B 8R6