Job Description

\xc3\x80 PROPOS DE CETTE OCCASION DE CARRI\xc3\x88RE

L\'\xc3\xa9quipe Services publics de Black & McDonald s\'agrandit! Si vous \xc3\xaates une personne professionnelle engag\xc3\xa9e et collaborative qui souhaite contribuer \xc3\xa0 une \xc3\xa9quipe innovante et travailleuse, cette occasion est pour vous.

L\'administrateur/administratrice de chantier travaille \xc3\xa0 Gatineau, au Qu\xc3\xa9bec, et rel\xc3\xa8ve directement du chef de projet. Le poste consiste essentiellement \xc3\xa0 fournir un appui administratif pour assurer la r\xc3\xa9alisation de notre projet de sous-station haute tension (HT) au Qu\xc3\xa9bec. Les principales responsabilit\xc3\xa9s du/de la titulaire seront d\'assurer la rationalisation des op\xc3\xa9rations administratives sur le chantier, tout en facilitant une communication efficace entre les diff\xc3\xa9rentes \xc3\xa9quipes, les entrepreneurs, les parties prenantes et les membres de la direction. Ce poste exige la ma\xc3\xaetrise de l\'anglais et du fran\xc3\xa7ais.

Les t\xc3\xa2ches et les responsabilit\xc3\xa9s peuvent inclure, sans s\'y limiter, ce qui suit :

• Soutien administratif : Fournir un soutien administratif complet \xc3\xa0 l\'\xc3\xa9quipe de gestion du projet, notamment des t\xc3\xa2ches comme la gestion de la documentation, la programmation, la production de rapports et la tenue de dossiers.
• Facilitation de la communication : Servir d\'interm\xc3\xa9diaire entre les \xc3\xa9quipes anglophones et francophones, en assurant une communication transparente et pr\xc3\xa9cise afin de favoriser l\'unit\xc3\xa9 et la compr\xc3\xa9hension au-del\xc3\xa0 des barri\xc3\xa8res linguistiques.
• Gestion des documents : Superviser la documentation li\xc3\xa9e au projet, y compris les contrats, les permis, les dessins, la correspondance et les documents de conformit\xc3\xa9 \xc3\xa0 la r\xc3\xa9glementation. Assurer un contr\xc3\xb4le m\xc3\xa9ticuleux des versions de documents et l\'accessibilit\xc3\xa9 pour les membres de l\'\xc3\xa9quipe.
• Services de traduction : Traduire habilement des documents, des courriels et des communications li\xc3\xa9s \xc3\xa0 un projet de l\'anglais vers le fran\xc3\xa7ais et vice versa, en conservant la pr\xc3\xa9cision et la coh\xc3\xa9rence de la terminologie technique.
• Coordination des r\xc3\xa9unions : Coordonner et fixer les r\xc3\xa9unions du projet, et y participer activement en r\xc3\xa9digeant les proc\xc3\xa8s-verbaux et en diffusant les r\xc3\xa9sum\xc3\xa9s aux parties concern\xc3\xa9es dans les deux langues.
• Engagement des parties prenantes : Collaborer \xc3\xa0 la gestion des relations avec les autorit\xc3\xa9s locales, les organismes de r\xc3\xa9glementation, les entrepreneurs, les fournisseurs et les autres parties prenantes, en transmettant avec comp\xc3\xa9tence les mises \xc3\xa0 jour sur le projet et en r\xc3\xa9solvant les probl\xc3\xa8mes possibles.
• Conformit\xc3\xa9 en mati\xc3\xa8re de sant\xc3\xa9 et de s\xc3\xa9curit\xc3\xa9 : Travailler en partenariat avec l\'\xc3\xa9quipe charg\xc3\xa9e de la sant\xc3\xa9 et de la s\xc3\xa9curit\xc3\xa9 afin de garantir le respect des protocoles de s\xc3\xa9curit\xc3\xa9 et des r\xc3\xa9glementations sur le chantier du projet, et participer \xc3\xa0 la r\xc3\xa9daction de documents bilingues sur la s\xc3\xa9curit\xc3\xa9.
• Gestion des donn\xc3\xa9es : Sauvegarder les donn\xc3\xa9es, les bases de donn\xc3\xa9es et les fichiers li\xc3\xa9s au projet, et ce, de fa\xc3\xa7on ordonn\xc3\xa9e et en veillant \xc3\xa0 ce que ces \xc3\xa9l\xc3\xa9ments soient facilement accessibles aux fins d\'analyse et de production de rapports.
• Soutien logistique : Appuyer la coordination logistique, ce qui comprend l\'organisation de l\'h\xc3\xa9bergement, les r\xc3\xa9servations de voyage et l\'achat de fournitures essentielles pour le chantier du projet.
• Soutien \xc3\xa0 l\'\xc3\xa9quipe de projet et aux parties prenantes : Collaborer \xc3\xa9troitement avec le chef de projet pour fournir une assistance administrative \xc3\xa0 l\'ensemble de l\'\xc3\xa9quipe de projet, ainsi qu\'aux clients et aux parties prenantes, afin d\'assurer l\'efficacit\xc3\xa9 des op\xc3\xa9rations du projet et de maintenir des voies de communication solides.

COMP\xc3\x89TENCES REQUISES

• Orientation ax\xc3\xa9e sur le changement
• Communications efficaces
• Apprentissage continu
• Orientation client
• Responsabilisation pour soi et pour autrui
• Travail d\'\xc3\xa9quipe et collaboration

\xc3\x89TUDES REQUISES

• Baccalaur\xc3\xa9at ou dipl\xc3\xb4me en travail de bureau administratif ou exp\xc3\xa9rience transf\xc3\xa9rable

EXP\xc3\x89RIENCE PROFESSIONNELLE

• De 2 \xc3\xa0 5 ans d\'exp\xc3\xa9rience dans une fonction administrative, de pr\xc3\xa9f\xc3\xa9rence dans le secteur de la construction ou de l\'\xc3\xa9nergie

COMP\xc3\x89TENCES, CAPACIT\xc3\x89S ET AUTRES EXIGENCES

• Ma\xc3\xaetrise de l\'anglais et du fran\xc3\xa7ais, avec d\'excellentes aptitudes \xc3\xa0 la communication \xc3\xa9crite et orale dans ces deux langues.
• Exp\xc3\xa9rience pr\xc3\xa9alable dans une fonction administrative, de pr\xc3\xa9f\xc3\xa9rence dans le secteur de la construction ou de l\'\xc3\xa9nergie.
• Excellent sens de l\'organisation, avec la capacit\xc3\xa9 de g\xc3\xa9rer simultan\xc3\xa9ment plusieurs t\xc3\xa2ches et priorit\xc3\xa9s.
• Souci du d\xc3\xa9tail et exactitude dans la traduction des termes techniques.
• Familiarit\xc3\xa9 avec les syst\xc3\xa8mes de gestion des documents et les outils logiciels.
• Ma\xc3\xaetrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Capacit\xc3\xa9 \xc3\xa0 travailler en collaboration au sein d\'une \xc3\xa9quipe diversifi\xc3\xa9e et \xc3\xa0 communiquer efficacement avec les parties prenantes \xc3\xa0 tous les niveaux.
• La connaissance de la r\xc3\xa9glementation en mati\xc3\xa8re de sant\xc3\xa9 et de s\xc3\xa9curit\xc3\xa9 et des pratiques de conformit\xc3\xa9 est un atout.
• Capacit\xc3\xa9 de s\'adapter \xc3\xa0 l\'\xc3\xa9volution des exigences et des d\xc3\xa9lais des projets.
• Exigences en mati\xc3\xa8re d\'habilitation de s\xc3\xa9curit\xc3\xa9.

Black & McDonald accepte avec plaisir et invite les candidatures de personnes avec des besoins en mati\xc3\xa8re d\'accessibilit\xc3\xa9 et d\'adaptation. Des am\xc3\xa9nagements en mati\xc3\xa8re d\'accessibilit\xc3\xa9 et d\'adaptation sont disponibles sur demande pour les candidats qui prennent part \xc3\xa0 tous les aspects du processus de recrutement et de s\xc3\xa9lection.

Black & McDonald\'s Utilities team is growing! If you are committed and collaborative professional looking to contribute to a hard-working, innovative team, this opportunity is for you.

The Site Administrator is located on site in Gatineau, QC and typically reports directly to the Project Manager. Their primary focus is administrative support of the successful execution of our high-voltage substation project in Quebec. Primary responsibilities will be to ensure streamlined administrative operations on the project site while facilitating effective communication between diverse teams, contractors, stakeholders, and management. This role requires proficiency in both English and French languages.

Duties and responsibilities include but are not limited to:

• Administrative Support: Provide comprehensive administrative support to the project management team, encompassing tasks such as documentation management, scheduling, reporting, and record keeping.
• Communication Facilitation: Act as a bridge between English-speaking and French-speaking teams, ensuring transparent and accurate communication to foster unity and comprehension across linguistic barriers.
• Document Management: Oversee project-related documentation, including contracts, permits, drawings, correspondence, and regulatory compliance documents. Ensure meticulous version control and accessibility for team members.
• Translation Services: Skillfully translate project-related documents, emails, and communications from English to French and vice versa, maintaining precision and consistency in technical terminology.
• Meeting Coordination: Coordinate, schedule, and actively participate in project meetings, capturing minutes and disseminating summaries to relevant parties in both languages.
• Stakeholder Engagement: Collaborate in managing relationships with local authorities, regulatory bodies, contractors, suppliers, and other stakeholders, adeptly conveying project updates and resolving potential issues.
• Health and Safety Compliance: Partner with the Health and Safety team to guarantee adherence to safety protocols and regulations on the project site, and contribute to developing bilingual safety materials.
• Data Management: Safeguard project-related data, databases, and files, ensuring their orderly arrangement and easy accessibility for analysis and reporting.
• Logistical Support: Support logistical coordination, which includes organizing accommodation arrangements, travel bookings, and procurement of essential supplies for the project site.
• Support to Project Team and Stakeholders: Collaborate closely with the Project Manager to provide administrative assistance to the entire project team, as well as customers and stakeholders, to ensure efficient project operations and maintain strong communication channels.

COMPETENCY REQUIREMENTS

• Change Orientation
• Communicates Effectively
• Continuous Learning
• Customer Focus
• Holds Self and Others Accountable
• Teamwork and Collaboration

EDUCATION REQUIREMENTS

• Degree or Diploma in Office Administration or transferable experience

WORK EXPERIENCE REQUIREMENTS

• 2-5 years\' experience in an administrative role, preferably within the construction or energy industry

SKILLS, ABILITIES, AND OTHER REQUIREMENTS

• Proficiency in both English and French languages, showcasing exceptional written and verbal communication skills in both languages.
• Previous experience in an administrative role, preferably within the construction or energy industry.
• Strong organizational aptitude, with the capability to manage multiple tasks and priorities concurrently.
• Keen attention to detail and accuracy in translating technical terms.
• Familiarity with document management systems and software tools.
• Proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Ability to collaboratively work within a diverse team and communicate effectively with stakeholders at all echelons.
• Knowledge of health and safety regulations and compliance practices is advantageous.
• Flexibility to adapt to evolving project requirements and timelines.
• Security clearance requirements

Black & McDonald welcomes and encourages applications from persons with accessibility accommodation requirements. Accessibility accommodations are available upon request for candidates taking part in all aspects of the recruitment and selection process.

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