Job Description

Colonnade BridgePort (www.colonnadebridgeport.ca) est une societe immobiliere de premier plan specialisee dans l'investissement, la gestion et le developpement a Ottawa, dont la presence ne cesse de croitre en Ontario, au Nouveau-Brunswick et en Nouvelle-Ecosse. Nous offrons des services de gestion d'investissements, de gestion d'actifs, de gestion immobiliere, de location et de developpement. Notre expansion continue au Quebec a cree un poste a temps plein administrateur de baux bilingue.

ADMINISTRATEUR DE BAUX, BILINGUE (francais et anglais)

Relevant du directeur de l'administration des baux, l'administrateur de baux appuiera les differentes etapes du processus d'administration des baux en francais et en anglais, au sein de l'equipe des baux commerciaux, en preparant la documentation juridique, en controlant et en organisant les donnees relatives aux baux, et en assurant le suivi du respect des delais et des conditions des documents de bail.

Responsabilites :

PREPARATION DE DOCUMENTS

Preparation des offres de bail pour examen par le conseiller juridique et approbation par le proprietaire. Coordination et respect des conditions des offres de bail en ce qui concerne le respect des delais, y compris le suivi des dates irrevocables et d'acceptation, des dates conditionnelles du proprietaire et du locataire, des dates de reglement du bail et de la remise du depot. Preparation des contrats de bail pour examen et approbation par le conseiller juridique et/ou le proprietaire/les gestionnaires d'actifs Organisation de la signature du bail par toutes les parties et distribution. Preparation de divers accords pendant la duree du bail, y compris, mais sans s'y limiter, les modifications, les renouvellements, les renonciations, les extensions, les resiliations, les accords de stationnement, le stockage, les licences, l'occupation temporaire ; discussions avec les locataires et/ou les courtiers sur les accords et coordination du respect des conditions de ces accords ; Suivi des ROFO/ROFR et preparation des avis ROFO/ROFR. Preparation des certificats d'irrevocabilite et respect des delais conformement au bail. Preparation des avis de date de prise de possession, des avis de periode d'installation et des accuses de reception de la date de debut. Preparation de la correspondance avec les locataires et suivi de la reception des avis des locataires concernant diverses questions relatives au bail tout au long de la duree de celui-ci, telles que les changements de controle/sous-locations/cessions. Preparation du document de consentement standard du proprietaire et organisation de son examen et de sa signature par le proprietaire et le locataire.

ADMINISTRATION DES BAUX

Preparation des formulaires de resume d'offre/d'analyse de bail. Contacter les nouveaux locataires (par e-mail, telephone, courrier) afin d'obtenir leur certificat d'assurance actuel, leur loyer/depot de garantie/lettre de credit. Preparation des lettres/e-mails d'accompagnement destines aux locataires et aux proprietaires concernant la signature et la distribution des documents. Examen des demandes d'allocations des locataires ; suivi aupres du gestionnaire immobilier/locataire pour fournir les documents requis conformement au bail et examen des documents fournis pour s'assurer qu'ils repondent aux exigences du bail. Demande et versement de l'allocation du locataire apres soumission de tous les documents justificatifs et approbations. Suivi aupres du service comptable de la gestion immobiliere pour s'assurer qu'aucun locataire n'est en defaut de paiement. Preparation des copies signees des accords finaux et organisation de leur livraison. Mise a jour de la base de donnees pour la gestion des baux des locataires, y compris le suivi des etapes importantes et des activites tout au long de la duree du bail (renouvellements, resiliations, expirations des allocations, assurances, etc. Inscription dans le systeme d'information sur l'enregistrement des fournisseurs du gouvernement.
Les enonces ci-dessus refletent les details generaux juges necessaires pour decrire les fonctions du poste et ne doivent pas etre interpretes comme une description detaillee de toutes les exigences professionnelles qui peuvent etre inherentes au poste.

Qualifications :

Au moins 3 ans d'experience dans le domaine de la gestion de documents ou de baux. Parfaitement bilingue en francais et en anglais, capable de travailler sur des documents de bail en francais. Connaissance pratique de SalesForce ou d'un systeme similaire de gestion des ventes ou de CRM. Capacite a mener plusieurs taches de front, a travailler sous pression et a obtenir des resultats de qualite. Solides competences organisationnelles et interpersonnelles, capacite a travailler en equipe.

Engagement envers nos employes

Nous nous engageons a offrir une experience positive a nos employes. Chez Colonnade BridgePort, nous travaillons dur, mais nous nous amusons aussi ! Nos employes aiment participer a des tournois sportifs, des barbecues, des repas-partage, des tirages au sort, des fetes de fin d'annee et bien plus encore ! Le candidat retenu beneficiera des avantages et avantages sociaux suivants :

Trois semaines de conges payes annuels des l'embauche ; trois jours de conges personnels et cinq jours de conges maladie payes par an. Environnement de travail hybride (selon le poste, une alternative peut etre proposee). Regime d'avantages sociaux complet comprenant une couverture sante, dentaire, optique et invalidite (cout partage entre l'entreprise et l'employe). Programme de cotisation equivalente au REER. Developpement professionnel (jusqu'a deux cours remuneres par an). Fermeture des bureaux entre Noel et le Nouvel An, horaires d'ete (selon le poste, une alternative peut etre proposee).

Pour en savoir plus sur notre engagement envers notre communaute et le developpement durable, cliquez ici.

Colonnade BridgePort reconnait que des equipes aux origines et aux perspectives diverses peuvent apporter des solutions et des idees innovantes. C'est pourquoi nous accueillons et encourageons les candidatures qualifiees de personnes de toutes identites de genre, minorites visibles, autochtones et personnes handicapees. Des amenagements sont disponibles sur demande pour les candidats participant a toutes les etapes du processus de selection. Pour demander un amenagement, veuillez envoyer un courriel a people@colonnadebridgeport.ca.


Nous remercions tous les candidats interesses, mais seuls ceux retenus seront contactes.