Job Description

Introduction

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Deuxieme plus important reseau de transport collectif dans la region metropolitaine de Montreal, exo exploite les services de train, d'autobus et de transport adapte des couronnes nord et sud de Montreal.


Chez exo vous retrouverez une organisation a dimension humaine, tournee vers l'avenir et l'innovation, au service des communautes. Un milieu de travail ou, selon la nature de l'emploi, la flexibilite des horaires et le teletravail en mode hybride sont favorises, facilitant la conciliation travail-vie personnelle.

Travailler chez exo c'est aussi beneficier d'une foule d'avantages, tels que : carte Opus gratuite, assurances collectives, regime de retraite, vacances genereuses, conges feries, conges maladie et personnels, programme d'aide aux employes, service gratuit de telemedecine pour vous et votre famille et un club social des plus dynamiques. Faites le saut chez exo!

Relevant de la Secretaire generale et Directrice - Gouvernance, affaires commerciales et conformite, vous assurez un soutien administratif dans la gestion des priorites, des reunions et des communications de cette derniere et de son equipe. Vous ferez partie d'une equipe juridique dynamique, composee d'une dizaine de professionnels juridiques et autres passionnes du droit.

Responsabilites principales

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Gerer l'agenda, la liste des contacts, les deplacements et les rencontres de la Secretaire generale et Directrice, et lui offrir un soutien actif au quotidien ; Assurer le suivi de la boite courriel de la Secretaire generale et Directrice (filtrer et prioriser les messages, repondre a certains courriels de maniere autonome) au quotidien ; Assurer le suivi de la boite courriel du Secretariat general, de la presidente du conseil et des administrateurs d'exo ; Constituer le point de contact pour la presidente du conseil d'administration en lien avec les Instances ; Planifier et coordonner les reunions, formations et autres rencontres de l'equipe (ordre du jour, invitations, documents, logistique), et s'assurer que les actions requises sont bien assignees et suivies (prise de note des actions diverses et suivis) ; Preparer les salles, notamment la mise en place des repas et rafraichissements, le cas echeant, lors des rencontres des administrateurs ; Assurer la preparation, la presentation et l'uniformisation de tout document officiel (notes, lettres, opinions juridiques, ententes, presentations PowerPoint, etc.) ; Assurer la revision et l'uniformisation des proces-verbaux et des documents normatifs, en assurant le controle de la qualite du francais et des normes officielles d'exo ; Effectuer la transmission des documents relatifs aux subventions gouvernementales ; Assurer le suivi des echeanciers, des demandes et des livrables de l'equipe, en envoyant des rappels si necessaire ; Appuyer la gestion budgetaire et assurer la conciliation de la carte de credit de la direction ; Etre responsable de la preparation des documents administratifs, dont les requisitions de main-d'oeuvre et les calendriers d'arrivee des employes (y compris pour organiser les rencontres), les demandes de formation, les autorisations de congres-colloques ou toute autre formalite ; Etre responsable du processus lie au mouvement interne de son equipe (arrivee, depart et prolongation) ; Preparer et voir au lancement des demandes d'achat (DBS, DMC, etc) et faire le suivi des approbations; faire la reception de factures pour l'equipe ; Agir comme personne-ressource pour les membres de l'equipe en s'assurant d'avoir une connaissance des dossiers de sa direction.


La liste des responsabilites et taches enumerees precedemment est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complete et detaillee des responsabilites et taches susceptibles d'etre effectuees par le titulaire du poste.

Exigences normales du poste

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Scolarite

Detenir un diplome d'etudes postsecondaires en bureautique, administration ou dans un domaine connexe.

Experience

Posseder un minimum de cinq (5) annees d'experience pertinente, dont trois (3) annees a titre d'adjoint(e) de direction ; Maitrise de la suite MS Office et de MS Teams ; Connaissance de SAP (atout).

Competences et aptitudes

Sens developpe de l'organisation et de la gestion des priorites ; Habiletes a entretenir des relations interpersonnelles et entregent ; Faire preuve d'autonomie, d'initiative et de rigueur ; Aptitude pour le travail collaboratif ; Capacite a gerer son stress et les contraintes de temps ; Sens politique et discretion ; Excellente qualite redactionnelle.

Conditions de travail

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Periode d'emploi et horaire

Emploi regulier a temps plein, soit 37,5 heures par semaine. Accessibilite au mode hybride et a l'amenagement des horaires flexibles.

Lieu

Siege social, 1001 boulevard Robert-Bourassa, 26e etage, Montreal, Quebec, H3B 4L4

Le masculin est utilise de facon generique afin d'alleger le texte. Seules les personnes retenues a la suite de l'analyse des candidatures seront contactees.

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Domaine d'activite:

Gouvernance et affaires juridiques

Direction executive:

Direction generale

Statut d'emploi:

Permanent

Horaire de travail:

Temps plein

Type de lieu de travail:

Hybride