Job Description

(English follows)

DES PERCEES MEDICALES PRENNENT VIES ICI

Depuis 1969, la Fondation de l'Hopital general juif constitue une source essentielle de soutien pour l'HGJ dans le but d'ameliorer les soins extraordinaires offerts aux patients, d'appuyer la recherche scientifique et de transformer la prestation des soins de sante grace a l'innovation. Nous etablissons des partenariats avec d'eminents membres de la communaute pour mener a bien diverses initiatives de collecte de fonds dans le but d'atteindre ces objectifs ambitieux.

Nous sommes une equipe de professionnels dynamiques et une organisation determinee a vous outiller pour entreprendre un role majeur au sein de cet ecosysteme essentiel. Ensemble, nous continuons a rendre possibles des decouvertes medicales impressionnantes et a faire avancer l'Hopital general juif pour le bien de la population du Quebec et au-dela. Joignez-vous a nous!

L'OCCASION D'EMPLOI

L'adjoint(e) executif(ve) fournira un soutien administratif a la Vice-presidente et chef du developpement (VP et CD) afin de developper ses activites de collecte de fonds.

FONCTIONS ET RESPONSABILITES

Soutien administratif :

Fournir un soutien administratif complet et une aide a la gestion des dons a la VP et CD afin de garantir que ses priorites et ses objectifs sont respectes et que ses relations avec les donateurs sont gerees avec precision et attention. Gerer de maniere proactive l'agenda de la VP et CD, ce qui inclut la gestion des reunions et les preparatifs de deplacements. Assurer la preparation des ordres du jour et des proces-verbaux, et suivre l'avancement des actions a entreprendre. Rediger, editer et formater une variete de correspondance. Remplir les rapports de depenses sur une base mensuelle. Soutenir et contribuer a la mise en place de nouveaux processus relatifs a la gestion des dons.
Soutien relatif aux donateurs et a la collecte de fonds :

Participer aux evenements lies aux donateurs, tels que les reunions en personne, les visites de l'hopital, les evenements de reconnaissance, etc. Suivre et gerer toutes les actions et interactions avec les donateurs, en tenant des registres precis et en assurant un suivi en temps opportun. Preparer et coordonner la realisation et la livraison des documents relatifs aux dons, des lettres de remerciement, des recus fiscaux, des mises a jour de la campagne, des rapports aux donateurs, des documents d'intendance et de la correspondance correspondante. Gerer les registres des dons recus et s'assurer que tous les details pertinents sont corrects afin de garantir le traitement des dons en temps voulu. Saisir et extraire des informations de la base de donnees, Raiser's Edge.
Autres responsabilites :

Fournir de temps a autre une assistance a la reception et prendre les dons par telephone. Fournir un soutien administratif a d'autres membres de l'equipe de developpement, le cas echeant. Maintenir une stricte confidentialite
COMPETENCES ET EXIGENCES

Certificat ou diplome en administration, en collecte de fonds ou diplome dans un domaine connexe. Au moins deux ans d'experience dans un poste similaire. Connaissance de Microsoft Word, Excel, PowerPoint et Teams Capacite a prendre des initiatives et a relever des defis. Approche proactive envers les taches assignees. Solides competences en communication et capacite a travailler en equipe. Capacite a maintenir une stricte confidentialite.
RENSEIGNEMENTS IMPORTANTS

Salaire : 50,000$ - 60,000$ Poste regulier a temps plein (35 heures / semaine) Avantages competitifs, y compris un plan de retraite collectif avec abondement de l'employeur. Environnement de travail hybride Pour en savoir plus sur les realisations de la Fondation de l'HGJ afin d'offrir plus d'heureux lendemains aux patients, consultez notre plus recent rapport annuel.
ENONCE SUR LA DIVERSITE, L'EQUITE, L'INCLUSION ET L'APPARTENANCE

La Fondation de l'HGJ est fiere de souscrire au principe de l'acces equitable a l'emploi et s'engage a offrir un milieu de travail inclusif permettant a tous ses employes d'atteindre leur plein potentiel. Une equipe diversifiee veritablement passionnee pour notre cause constitue la cle de notre succes, et nous croyons en l'importance d'etre soi-meme au travail. Nous invitons toutes les personnes qualifiees a postuler. Nous ne communiquerons toutefois qu'avec les personnes retenues pour une entrevue.

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ADVANCEMENTS IN HEALTHCARE ARE MADE HERE.

Since 1969, the Jewish General Hospital (JGH) Foundation has been a vital source of support for the JGH - one of Quebec's top hospitals - to enhance its extraordinary patient care, further scientific discovery, and transform healthcare delivery through innovation. We partner with inspired community members to implement a wide variety of fundraising initiatives to achieve these ambitious goals.

We are a vibrant team of professionals and an organization committed to empowering you to take on a pivotal role in this vital ecosystem. Together, we continue to enable awe-inspiring medical breakthroughs and drive the Jewish General Hospital forward, for the betterment of all Quebecers and beyond. Join us!

THE OPPORTUNITY

The Executive Assistant will provide administrative support to the Vice-President, Development and Chief Development Officer (VP and CDO) to grow her fundraising capacity.

DUTIES AND RESPONSIBILITIES

Administrative Support:

Provide comprehensive administrative and gift management support to the VP and CDO to ensure her priorities and objectives are met and that her relationships are managed with precision and care. Proactively manage the agenda of the VP and CDO, which includes scheduling meetings and travel arrangements. Ensure the preparation of agendas and minutes, and track progress of action items. Write, edit and format a variety of correspondence. Complete expense reports on a monthly basis. Support and contribute to the rolling out of new processes relating to gift management.
Donor and Fundraising Support:

Assist with donor-related events, such as in-person meetings, hospital tours, recognition events, etc. Track and manage all donor actions and interactions, maintaining accurate records and ensuring timely follow-up. Prepare and oversee the completion and delivery of gift documents, acknowledgment letters, tax receipts, campaign updates, donor reports, stewardship materials, and related correspondence. Manage incoming donation logs and ensure all relevant details are correct to ensure timely processing of donations. Input and extract information from the data management database, Raiser's Edge.
Other responsibilities:

Occasionally provide reception coverage and take donations by telephone. May be required to provide administrative support to other members of the Development Team as required. Maintain strict confidentiality.
QUALIFICATIONS AND REQUIREMENTS

Completion of a Certificate or Diploma in Administration, Fundraising, or in a related field. Minimum of two years in a similar position. Knowledge of Microsoft Word, Excel, PowerPoint and Teams. Ability to take initiative and embrace challenges. Proactive approach to assigned tasks. Strong communication skills and ability to work as part of a team. Above-average time management skills. Ability to maintain strict confidentiality.
KEY INFORMATION

Salary range: $50,000 - $60,000 Regular full-time position (35 hours / week) Competitive benefits package, including group retirement plan with employer match Hybrid work environment For more information on how the JGH Foundation is creating more tomorrows, consult our latest Annual Report.
DIVERSITY, EQUITY, INCLUSION AND BELONGING STATEMENT

The JGH Foundation is a proud equal-opportunity employer and we are committed to creating an inclusive workplace that allows all of our people to reach their full potential. A diverse team with a genuine passion for our cause is the key to our success and we believe in bringing your whole self to work. We welcome all qualified candidates to apply. However, only those applicants selected for an interview will be contacted.

Job Type: Full-time

Pay: $50,000.00-$60,000.00 per year

Work Location: Hybrid remote in Montreal, QC H3T 1E2