Job Description

(English follows)

DES PERCEES MEDICALES PRENNENT VIE ICI.

Depuis 1969, la Fondation de l'Hopital general juif constitue une source essentielle de soutien pour l'HGJ dans le but d'ameliorer les soins extraordinaires offerts aux patients, d'appuyer la recherche scientifique et de transformer la prestation des soins de sante grace a l'innovation. Nous etablissons des partenariats avec d'eminents membres de la communaute pour mener a bien diverses initiatives de collecte de fonds dans le but d'atteindre ces objectifs ambitieux.

Nous sommes une equipe de professionnels dynamiques et une organisation determinee a vous outiller pour entreprendre un role majeur au sein de cet ecosysteme essentiel. Ensemble, nous continuons a rendre possibles des decouvertes medicales impressionnantes et a faire avancer l'Hopital general juif pour le bien de la population du Quebec et au-dela. Joignez-vous a nous!

L'OCCASION D'EMPLOI

Sous la responsabilite de directeurs de developpement, l'adjoint(e) executif(ve) fournira un soutien administratif aux directeurs de developpement afin de les aider a accroitre leurs capacites de collecte de fonds.

FONCTIONS ET RESPONSABILITES

Offrir du soutien a la gestion des dons aux agents principaux de developpement, notamment effectuer des taches de suivi, envoyer les lettres et recus aux donateurs en plus de remplir les documents de dons planifies.

Rediger, modifier et formater divers documents necessaires exiges dans le cadre d'une reconnaissance de dons.

Organiser et tenir les reunions de l'equipe responsable du developpement, veiller a la preparation des ordres du jour et des proces-verbaux, puis faire le suivi des points importants.

Saisir les renseignements dans la base de donnees Raiser's Edge et les extraire de celle-ci.

Participer au deploiement des nouveaux processus relatifs a la gestion des dons et offrir du soutien a cet egard.

Preparer les ententes de don, les propositions et les documents internes de soutien relatifs aux dons majeurs.

Apporter un soutien au programme des Patients et familles reconnaissants.

Apporter un soutien aux evenements lies aux donateurs, tels que des reunions en personne, des visites de l'hopital, des ceremonies de reconnaissance, etc.

Repondre aux personnes qui se presentent a la reception, au besoin, et accepter les dons par telephone.

COMPETENCES ET EXIGENCES

Certificat ou diplome en administration, en collecte de fonds ou diplome dans un domaine connexe.

Au moins deux ans d'experience dans un poste similaire.

Connaissance de Microsoft Word, Excel, PowerPoint et Teams

Capacite a prendre des initiatives et a relever des defis.

Approche proactive envers les taches assignees.

Solides competences en communication et capacite a travailler en equipe.

Capacite a maintenir une stricte confidentialite.

RENSEIGNEMENTS IMPORTANTS

Salaire : 50,000$ - 60,000$

Poste regulier a temps plein (35 heures / semaine)

Avantages competitifs, y compris un plan de retraite collectif avec abondement de l'employeur.

Environnement de travail hybride

Pour en savoir plus sur les realisations de la Fondation de l'HGJ afin d'offrir plus d'heureux lendemains aux patients, consultez notre plus recent rapport annuel.

ENONCE SUR LA DIVERSITE, L'EQUITE, L'INCLUSION ET L'APPARTENANCE

La Fondation de l'HGJ est fiere de souscrire au principe de l'acces equitable a l'emploi et s'engage a offrir un milieu de travail inclusif permettant a tous ses employes d'atteindre leur plein potentiel. Une equipe diversifiee veritablement passionnee pour notre cause constitue la cle de notre succes, et nous croyons en l'importance d'etre soi-meme au travail. Nous invitons toutes les personnes qualifiees a postuler. Nous ne communiquerons toutefois qu'avec les personnes retenues pour une entrevue.

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Executive Assistant, Development

ADVANCEMENTS IN HEALTHCARE ARE MADE HERE

Since 1969, the Jewish General Hospital (JGH) Foundation has been a vital source of support for the JGH - one of Quebec's top hospitals - to enhance its extraordinary patient care, further scientific discovery, and transform healthcare delivery through innovation. We partner with inspired community members to implement a wide variety of fundraising initiatives to achieve these ambitious goals.

We are a vibrant team of professionals and an organization committed to empowering you to take on a pivotal role in this vital ecosystem. Together, we continue to enable awe-inspiring medical breakthroughs and drive the Jewish General Hospital forward, for the betterment of all Quebecers and beyond. Join us!

THE OPPORTUNITY

Reporting to Development Officers, the Executive Assistant will provide administrative support to Development Officers in order to help them grow their fundraising capabilities.

DUTIES AND RESPONSIBILITIES

Provide proactive gift management support for senior Development Officers, including tracking actions, sending letters and receipts to donors, and completing gift commitment documents.

Write, edit and format a variety of correspondence required for the appropriate acknowledgement of donations.

Proactively organize and convene meetings, ensure the preparation of agendas and minutes, and track progress of action items.

Input and extract information from the Raiser's Edge database.

Support and contribute to the rolling out of new processes relating to gift management.

Prepare donation agreements, proposals, and supporting internal documents relating to major gifts.

Manage incoming donation logs and ensure all relevant details are correct to ensure timely processing of donations.

Provide support for the Grateful Patient and Family Program

Assist with donor-related events, such as in-person meetings, hospital tours, recognition events, etc.

Occasionally provide reception coverage and take donations received by telephone.

QUALIFICATIONS AND REQUIREMENTS

Completion of a Certificate or Diploma in Administration, Fundraising, or in a related field.

Minimum of two years in a similar position.

Knowledge of Microsoft Word, Excel, PowerPoint and Teams.

Ability to take initiative and embrace challenges.

Proactive approach to assigned tasks.

Strong communication skills and ability to work as part of a team.

Above-average time management skills.

Ability to maintain strict confidentiality.

KEY INFORMATION

Salary range: $50,000 - $60,000

Regular full-time position (35 hours / week)

Competitive benefits package, including group retirement plan with employer match

Hybrid work environment

For more information on how the JGH Foundation is creating more tomorrows, consult our latest Annual Report.

DIVERSITY, EQUITY, INCLUSION AND BELONGING STATEMENT

The JGH Foundation is a proud equal-opportunity employer and we are committed to creating an inclusive workplace that allows all of our people to reach their full potential. A diverse team with a genuine passion for our cause is the key to our success and we believe in bringing your whole self to work. We welcome all qualified candidates to apply. However, only those applicants selected for an interview will be contacted.

Job Type: Full-time

Pay: $50,000.00-$60,000.00 per year

Language:

French (required)
Work Location: Hybrid remote in Montreal, QC H3T 1E2

Application deadline: 2025-07-06