Job Description

Type de poste:

Permanente

Titre du poste:

Adjointe executifve de vice-presidente

Numero de la demande:

45129

Categorie d'emploi:

Administration

Division

: Qc - Affaires Publiques / Communications (80069058)

Departement

: Communications

Lieu de travail:

METRO - SIEGE SOCIAL - M-DUPLESSIS, MTL (#M-SS)

Province:

Canada : Quebec

Type d'emploi:

Permanent



Venez relever de nouveaux defis et partager votre passion!



Rejoindre notre equipe comporte ses avantages :


Horaire flexible afin de promouvoir l'equilibre travail/vie personnelle Teletravail en mode hybride Regime d'assurances collectives flexibles des la premiere journee Regime de retraite tres competitif Politique de vacances genereuse Paie hebdomadaire Programme d'aide aux employees et a la famille Stationnement gratuit Opportunite de developpement professionnel Plusieurs programmes et initiatives en ED&I Bornes de recharge pour voitures electriques CPE en milieu de travail

Votre mission dans l'equipe :

Lela titulaire du poste assiste lela vice-presidente et prend une part active a la gestion de plusieurs dossiers relevant des secteurs sous sa responsabilite et de celle de l'equipe.

Vos responsabilites en tant qu'Adjointe executifve de vice-presidente:

Effectue l'ensemble des taches de secretariat, dont la publication quotidienne de la revue de presse, la gestion de boites de courriels dediees, la publication de divers avis internes. Tient a jour l'agenda de son superieur. Effectue les arrangements de voyages, les reservations de salles de conference, prepare les documents requis et equipements necessaires aux reunions et convoque les participants. Produit les comptes de depenses de son superieur. Est responsable de l'organisation et de la tenue du systeme de classement et d'archivage des dossiers administratifs dont celui du programme de dons de l'entreprise. Coordonne plusieurs dossiers necessitant des interventions aupres des membres de la haute direction. Voit au bon fonctionnement de l'ensemble du departement pour l'arrivee de nouveaux employes, la gestion des vacances et absences de l'equipe, commande fournitures de bureau, anticipe les besoins en fonction des projets, le papier et effectue la distribution du courrier, etc. Gere efficacement les appels telephoniques ou demandes courriel, assure un suivi professionnel et approprie. Administre et gere en collaboration avec son superieur le programme des dons de l'entreprise en preparant les recommandations, les demandes de cheques, gerer les dons a long terme, les reponses aux organismes et les suivis requis pour le bon fonctionnement du programme. Appuie les conseillers en communications dans certains aspects de l'organisation d'evenements (production de listes d'invites, recherches de fournisseurs, gestion des bases de donnees, confirmation de presences, production de cocardes, commande de produits de marques privees, suivi aupres de fournisseurs, etc.).

Les qualifications que nous cherchons :

DEP en secretariat 10 ans d'experience dans des fonctions de secretariat, dont 5 ans dans des fonctions reliees a des membres de la haute direction Excellente connaissance des logiciels de la suite MS Office Bilinguisme. Le poste exige d'interagir avec des fournisseurs ou partenaires externes unilingues anglophones. Excellente grammaire francaise et anglaise Discretion et disponibilite Capacite d'apprentissage elevee et habilite a interagir avec des intervenants de tous les niveaux hierarchiques et avec differentes personnes, notamment des representants des medias ou autres parties prenantes internes et externes.

COMPETENCES :

Orientation vers un travail/service de qualite Apprentissage des aspects techniques Communication interpersonnelle Gestion des priorites Rigueur Jugement Discretion Debrouillardise Connaissance du fonctionnement de l'entreprise Maitrise de soi

Les responsabilites et les relations attribuees a ce role peuvent changer si necessaire pour atteindre les objectifs de METRO.

METRO a pris l'engagement d'offrir un environnement de travail inclusif qui reflete les communautes que nous desservons. Ainsi, l'entreprise valorise, respecte et mise sur la diversite des origines, des experiences et des points de vue car elle nous permet d'innover, de prendre de meilleures decisions et de mieux comprendre notre clientele. Nous considererons les candidatures qualifiees provenant de tous les horizons afin de constituer la meilleure equipe.

Nous vous encourageons a nous informer si votre condition actuelle necessite des mesures d'adaptation au niveau du processus de recrutement afin que nous puissions vous accommoder.

Veuillez noter que nous communiquerons uniquement avec les personnes dont la candidature est retenue.

Nous demandons respectueusement aux agences de ne pas communiquer avec nous ou nous faire parvenir des candidatures non sollicitees.