Job Description

La Fondation Dr Julien (FDJ) est une entreprise sociale ayant pour mission de permettre a chaque enfant issu d'un milieu vulnerable de developper son plein potentiel, dans le respect de la Convention relative aux droits de l'enfant. Elle soutient un reseau compose de centres de pediatrie sociale en communaute (CPSC) certifies a l'approche du DrJulien. La Fondation accompagne egalement d'autres centres vers la certification. Grace au soutien essentiel de la communaute et du gouvernement, nous souhaitons rendre ces soins accessibles au plus grand nombre d'enfants possible.

Mandat

Relevant de la direction executive, le/la titulaire du poste execute, avec un minimum de supervision, une variete de taches administratives, de secretariat, de logistique et de rayonnement aupres de la direction executive . Le/la titulaire du poste fait preuve de savoir-faire, de savoir-etre, et de flexibilite pour bien accompagner la direction executive dans la mise en place du plan strategique de l'entreprise sociale.

PRINCIPALES RESPONSABILITES

Taches administratives

Gerer, au besoin, le courrier destine a la direction executive ; Assurer la gestion et le suivi des appels telephoniques et de certaines correspondances electroniques ; Agir comme personne de liaison entre la direction et les employe(e)s sur diverses questions operationnelles ; Appuyer la direction executive dans la gestion administrative et operationnelle ;

Taches de secretariat

Rediger ou reviser et mettre en page les differents documents demandes par la direction executive , les faire suivre et les classer ; Preparer le materiel et les dossiers necessaires a la participation de la direction executive aux differentes activites ; Actualiser des donnees de suivi des activites des differents secteurs de la FDJ (tableaux de bord, tableaux de resultats, etc.) ; Transmettre les avis de convocation aux membres du conseil d'administration ; Rediger les proces-verbaux des differentes reunions, y compris celles du conseil d'administration ; Preparer les resolutions et en obtenir les signatures requises.

Taches logistiques

Gerer l'agenda de la direction executive; Participer a la mise en oeuvre de certains aspects du plan strategique ; Coordonner la tenue de divers comites et rencontres (verifier les disponibilites, reserver les lieux le cas echeant, etc.) ; Filtrer et coordonner la participation de la direction executive a des conferences et evenements, notamment en organisant les deplacements et en effectuant les reservations de voyages; Preparer la documentation pour differentes rencontres auxquelles participe la direction executive et s'assurer qu'elle est disponible et transmise aux membres dans les delais requis ; Maintenir un systeme de classement de l'information efficace et a jour, selon la procedure en vigueur; Collaborer, au besoin et de facon ponctuelle a d'autres projets et initiatives ; Participer a l'organisation de differents evenements pour la FDJ.

Taches de rayonnement

Effectuer des recherches, compiler et preparer des donnees qui seront etudiees par la direction executive ; Collaborer avec le secteur des communications pour la production de documents aux fins de distribution ; Participer aux rencontres avec certains donateurs et en assurer le suivi en lien avec le secteur du financement; Offrir un support a la gestion et traitement des dons; Offrir de l'aide dans la reception des dons provenant de diverses sources (cheques, argent comptant, transactions electroniques, par la poste, via notre site Web, au telephone ou en personne) pendant toute la duree de la campagne de levee de fonds la Guignolee Dr Julien ; Recevoir et traiter les courriels et les appels et offrir un service a la clientele professionnel et rapide; Toutes autres taches connexes.

Qualifications

Diplome collegial (D.E.C.) pertinent ou formation en secretariat, bureautique ou administration; Experience d'au moins 5 ans dans des fonctions similaires; Experience de travail au sein d'un OBNL et d'une Fondation (un atout); Connaissance du milieu philanthropique (un atout); Maitrise de la suite MS Office; Connaissance d'un logiciel de base de donnees et de la plateforme de gestion des dons Prodon (un atout); Excellente maitrise de la langue francaise, tant a l'ecrit qu'a l'oral; Maitrise orale et ecrite de l'anglais (un atout) Autonomie et esprit d'initiative ; Sens eleve de l'organisation et de la rigueur ; Polyvalence et capacite a etablir des priorites ; Professionnalisme et discretion ; Aisance dans les communications interpersonnelles ;

Conditions

Poste a duree indeterminee; Poste a temps plein, 35 heures par semaine ; Mode de travail hybride (presentiel et teletravail); Avantages sociaux competitifs; Entree en fonction le plus rapidement possible; Salaire selon l'experience et la formation : a partir de 55 000$. Veuillez faire parvenir votre candidature (Curriculum Vitae) par courriel a

rh@fondationdrjulien.org

. Nous encourageons toutes les personnes qualifiees a poser leur candidature.