Job Description

A titre d'Adjoint(e) de direction principal(e) jouera un role cle dans le soutien a l'Avocate generale et a l'equipe juridique, en assurant la gestion efficace des taches administratives et operationnelles, tout en contribuant au bon fonctionnement du departement juridique.



Plus precisement, vous aurez a :


Gerer le calendrier, les rendez-vous et les appels de l'Avocate generale. Aider a l'organisation et au suivi des dossiers juridiques. Coordonner les approbations et signatures internes pour les documents et les ententes juridiques. Aider a la preparation et a la mise en forme de la correspondance juridique, des notes de service et des resumes. Assurer la liaison avec les departements internes et les conseillers juridiques externes afin de faciliter les flux de travail juridiques et le respect des echeances. Organiser les deplacements et l'hebergement de l'Avocate generale et des membres de l'equipe juridique, selon les besoins. Prendre en charge la logistique des reunions, les reservations de salles, la prise de proces-verbaux et le suivi du calendrier. Aider a la preparation de presentations PowerPoint, de tableaux Excel, etc. Compiler diverses statistiques, rediger des rapports et tenir a jour les donnees liees aux services. Recueillir des idees et des concepts issus de conversations et/ou de seances de remue-meninges, et produire les documents, rapports, propositions et presentations correspondants. Coordonner les reunions internes et externes pour l'Avocate generale et l'equipe juridique. Tenir a jour les dossiers et les archives. Traiter les comptes de depenses. Repondre aux demandes d'information, preparer les documents necessaires et assurer le suivi des actions. Fournir un soutien administratif pour la mise en page, la revision grammaticale, le suivi des traductions et l'adaptation de divers documents aux normes de Davie. Coordonner des projets speciaux lies aux activites du departement juridique. Fournir un soutien pour certaines taches logistiques liees a la vie personnelle. Effectuer toute autre tache connexe a la demande de l'Avocate generale ou des membres de l'equipe juridique.

Qualifications

Diplome d'etudes professionnelles (DEP) en secretariat ou en administration des affaires. Minimum de cinq (5) ans d'experience pertinente dans un poste similaire ou pertinent. Experience prealable dans le soutien d'une equipe juridique, que ce soit dans un cabinet d'avocats ou au sein du departement juridique d'une entreprise, un atout considerable. Excellente maitrise du francais, tant a l'oral qu'a l'ecrit. Excellente maitrise de l'anglais, tant a l'oral qu'a l'ecrit, requise pour interagir avec des collegues, des partenaires et des clients anglophones. Bon jugement et capacite superieure a travailler efficacement avec un minimum d'encadrement. Capacite a prendre des initiatives pour anticiper les besoins et les changements. Comportement professionnel. Maitrise de la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook). Sens des priorites et capacite a travailler sur plusieurs projets simultanement. Capacite a communiquer, a vulgariser et a synthetiser l'information. Autonomie. Grande discretion. Disponibilite pour repondre a des priorites ponctuelles et a des urgences professionnelles en dehors des heures normales de travail. * Reussite du processus d'enquete et d'obtention de l'attestation de securite exigee dans le cadre du Programme de securite des contrats du gouvernement federal.