Job Description

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SYSTRA International Bridge Technologies (IBT) est une societe d'ingenierie qui se consacre exclusivement a l'ingenierie des ponts. Nous offrons des services d'ingenierie specialises dans toutes les facettes de la conception, de la construction et de l'entretien des ponts.
Nos types de ponts de niche comprennent les structures a haubans composites acier-beton et tout beton, les structures extradossees et les ponts segmentaires en beton. Nous sommes un leader mondial dans la conception de voies de guidage surelevees pour les metros et les trains a grande vitesse. Nous insistons sur l'importance de produire des ponts concus sur mesure pour leur site, qui soient realisables et economiques sans sacrifier l'elegance. Nous visons a developper des concepts de reduction des couts avec des methodes de construction bien concues, en selectionnant les materiaux appropries en fonction de leur rentabilite.
Nos projets de ponts ont ete construits aux Etats-Unis, au Canada, au Panama, en Australie, en Inde, en Jamaique, au Mexique, a Taiwan et au Moyen-Orient. Nous avons des bureaux au Canada, aux Etats-Unis et au Moyen-Orient.
SYSTRA IBT fait partie du groupe SYSTRA, un groupe international de conseil et d'ingenierie, leader mondial dans la conception d'infrastructures de transport. Contexte:
Nature du contrat : Permanent
Lieu : Grand Montreal, Quebec
Division : SYSTRA IBT
Releve de : Equipe de direction
Remuneration : A determiner sur la base de divers facteurs, y compris, mais sans s'y limiter, la formation, l'experience professionnelle pertinente et averee dans les fonctions, les aptitudes, les qualifications, les certifications, les competences et autres criteres pertinents. Missions/Responsabilites:
Nous recherchons un(e) adjoint(e) de direction tres organise(e) et proactif(ve) pour soutenir notre equipe de direction et nos operations. Ce poste combine l'excellence administrative avec la comptabilite de projet, l'approvisionnement et la coordination des contrats.
Soutien administratif et executif :

• Planifier les reunions et coordonner les deplacements (reserver les vols, les hotels, etc.)
• Preparer et mettre en forme des rapports, y compris des resumes de projets et des tableaux de bord executifs.
• Organiser des evenements internes et externes (par exemple, consolidation d'equipe, reunions avec les clients).

Comptabilite et achats :

• Aider a la comptabilite de projet, y compris le suivi des budgets, des depenses et des jalons financiers.
• Configurer de nouveaux fournisseurs dans le systeme et tenir a jour les dossiers de fournisseurs.
• Traiter les commandes et assurer la liaison avec les fournisseurs.
• Contribuer a l'emission et a la reconciliation des factures, ainsi qu'au suivi du budget.
• Soutenir les processus de comptabilite fournisseurs et veiller a ce que les paiements soient effectues dans les delais.
• Servir de remplacant pour le traitement des payes, en veillant a l'exactitude et a la confidentialite.

Gestion des contrats et de la documentation :

• Maintenir et organiser les contrats et la documentation de projet.
• Suivre les echeances et les dates de renouvellement des contrats.
• Assurer la coordination avec les chefs de projet, le cas echeant.

Administration de bureau :

• Soutenir les operations generales du bureau et les besoins de l'equipe.
• Commander les fournitures de bureau et maintenir l'inventaire et les produits d'epicerie.
• Accueillir les visiteurs et gerer les appels entrants lorsque la receptionniste est absente.

Profil/Competences :
Education :

• Diplome ou certificat d'etudes superieures en comptabilite, tenue de livres, administration de bureau, administration des affaires ou equivalent.
• Une formation complementaire en Microsoft Excel, en logiciels de comptabilite ou en gestion de contrats est consideree comme un atout.

Annees d'experience :

• 3 a 5 ans d'experience pertinente dans le domaine du soutien administratif, de la coordination comptable ou de l'assistance de direction.

Competences techniques :

• Maitrise avancee de Microsoft Excel, y compris les tableaux croises dynamiques, les formules et l'analyse de donnees.
• Connaissance avancee de la suite Microsoft Office.
• Une experience dans un role de soutien multifonctionnel (par exemple, en combinant l'administration, la finance et les operations) serait tres appreciee.
• Une experience prealable des systemes de paie, de la gestion des fournisseurs et des outils de reporting financier est un atout.

Competences personnelles et non techniques :

• Discretion et confidentialite pour le traitement de renseignements sensibles avec integrite et professionnalisme.
• Sens de l'organisation pour gerer efficacement des priorites, des delais et des taches multiples.
• Aptitude a communiquer clairement et a travailler en equipe.
• Souci du detail pour garantir l'exactitude des donnees.
• Capacite d'adaptation et aptitude a gerer des taches multiples a l'interieur de delais et de calendriers serres.
• Maitrise du francais et de l'anglais, afin de pouvoir travailler en etroite collaboration avec des collaborateurs au Canada et aux Etats-Unis.

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La presente description de poste vise a fournir une indication de la nature et des niveaux de travail, des connaissances, des competences, des aptitudes et des autres fonctions essentielles a exercer dans le cadre de l'accomplissement du role mentionne dans le titre du poste. D'autres taches s'appliqueront le cas echeant.
SYSTRA IBT s'engage a avoir une main-d'oeuvre diversifiee et inclusive.
Nous sommes un employeur soucieux de l'egalite des chances qui apprecie les candidatures de tous et toutes, et offre l'equite en matiere d'emploi sur la base des merites et des capacites des candidatures et du personnel.