Job Description

Nous recherchons une adjointe administrative responsable d'offrir le soutien administratif pour assurer le bon fonctionnement du bureau, soutient le directeur et les employes. Maitrise de la suite Office, capacite de communiquer efficacement par telephone et par courriel, s'assurant que toutes les taches d'adjointe administrative sont accomplies avec precision et livrees avec une qualite elevee et en temps opportun.

Offrir une assistance administrative, ce qui comprend notamment ce qui suit :

Repondre aux demandes de renseignements recues par telephone et par courrier electronique et transmettre les appels telephoniques et les messages;

Preparer, saisir a l'ordinateur, reviser et relire de la correspondance, des factures, des presentations, des brochures, des soumissions, des ententes d'entretien, des rapports et d'autres documents connexes a partir de notes dictees ou manuscrites;

Etablir et tenir des systemes manuels et informatises de classement des dossiers d'information;

Coordonner les reunions et accueillir les visiteurs, organiser les diners d'affaires ;

Tenir l'agenda, les contacts et le calendrier du directeur a jour et coordonner les reunions de maniere a eviter les conflits d'horaire ;

Assurer le suivi du calendrier des vacances pour tout le service ;

Commander les fournitures de bureau et en tenir l'inventaire;

Completer les demandes de soumissions pour le BSDQ assurer de combiner tous les documents relatifs : demande de cautionnement, suivi avec les sous-traitants et fournisseurs, etc.

Assurer le suivi des demandes de depots au BSDQ et demandes de changements ;

Donner du support au departement de la comptabilite (entrees de factures, denonciations, quittances, etc...)

Effectuer le suivi des comptes payables et effectuer la collection aupres des clients ;

Codification des factures en vue de leur paiement ;

Effectuer le suivi des renouvellements d'assurance pour la flotte automobile ;

Accomplir toute autre tache assignee

Type d'emploi : Temps plein

Remuneration: 45000,00$ a 55000,00$ par an

Lieu du poste : En presentiel