Job Description

Req ID:490635




Chez Alstom, nous avons une connaissance pointue des reseaux de transport et comprenons ce qui conduit les individus a les emprunter. Des trains a grande vitesse, metros, monorails et tramways aux systemes integres, services, infrastructures, et solutions de signalisation et de mobilite numerique, nous offrons a la diversite de nos clients le portefeuille le plus vaste du secteur. Chaque jour, plus de 80 000 collaborateurs dans le monde qui ouvrent la voie a des solutions de mobilite plus vertes et plus intelligentes pour relier les villes, reduire l'empreinte carbone et remplacer la voiture.





Sous la supervision du directeur du departement, l'assistant administratif effectue un travail de gestion administrative et de coordination de toutes les activites du departement. Cela comprend le soutien a l'equipe des soumissions (appels d'offres) et l'execution des taches administratives de maniere efficace, dynamique et amicale. Il s'agit d'un role varie avec des responsabilites necessitant de solides competences en administration, informatique, organisation, communication et une attitude proactive.





Dans votre role d'assistant(e) administratif(ve), vous serez responsable de :


Agir en tant que point de contact pour l'equipe des soumissions Maintenir l'agenda professionnel du Directeur de departement, organiser des reunions et des rendez-vous et effectuer des suivis Produire des rapports, des presentations et des comptes rendus de reunions Developper et mettre en oeuvre un systeme efficace de documentation et de classement electroniques Gerer les voyages et deplacements professionnels Reserver les voyages dans l'outil Alstom pour le Directeur et son equipe (avion, train, hotel, vehicule de location etc.) Gerer les processus VISA si necessaire dans le cadre des deplacements professionnels et les notes de frais dans l'outil Concur Gerer des feuilles de temps dans Kronos, Alista et CAT/GSI. Verifier les membres de l'equipe les renseignent a temps puis approuver le tout. Gerer les factures liees aux prestations achetees par le Departement Suivi mensuel des budgets d'offre Creer les demandes d'achats et faire un suivi jusqu'au paiement des factures Soutenir le Directeur dans l'organisation des evenements a l'exterieur du site Accueillir les differentes parties prenantes sur site, y compris pour ce qui est des aspects transports / repas etc Gerer les priorites et les besoins conflictuels; traiter les questions rapidement, de facon proactive et donner suite aux projets jusqu'a leur achevement, souvent avec des pressions sur les echeances.

Qualifications requises

Diplome dans le domaine de l'administration ou du secretariat 3-5 ans d'experience en administration, obligatoire Capacite eprouvee de traiter des renseignements confidentiels avec discretion, de s'adapter a diverses demandes concurrentes et de demontrer le plus haut niveau de service a la clientele et de reponse. Solides competences organisationnelles qui refletent la capacite d'effectuer et de gerer plusieurs taches de facon transparente avec une excellente attention aux details. Tres bonnes aptitudes pour les relations interpersonnelles et capacite d'etablir des relations avec les intervenants internes et externes. Approches proactives demontrees en matiere de resolution de problemes avec une solide capacite de decision. Maturite emotionnelle. Capacite demontree d'atteindre des objectifs de haute performance et de respecter les echeanciers dans un environnement en evolution rapide. Maitrise de Microsoft Office Suite (Outlook, Word, Excel et PowerPoint), obligatoire Connaissance de SAP, un atout Aptitudes a la communication en francais et en anglais (parle et ecrit), obligatoire



Il n'y a pas que les passionnes de trains qui s'epanouissent chez nous. Nul doute que vous ressentirez beaucoup de fierte lorsque vous monterez dans l'un de nos trains avec votre famille ou vos amis. Si vous aimez le challenge, nous serions ravis d'echanger avec vous !

Remarque importante

En tant qu'employeur present dans plus de 63 pays, nous souscrivons au principe d'egalite d'acces a l'emploi et valorisons la diversite. Nous nous sommes engages a creer un environnement de travail inclusif pour tous.




Job Type:Experimente