Job Description

Adjointe administrative, adjoint administratif au Secretariat general et vice-rectorat a la vie etud
Choisir laEUR(TM)UQAR, caEUR(TM)est choisir une universite humaine oa la reussite est une priorite. CaEUR(TM)est egalement la possibilite daEUR(TM)avoir un impact dans sa communaute, de contribuer au developpement social de sa region et de pouvoir beneficier daEUR(TM)une qualite de vie incomparable.
aStre membre du personnel de laEUR(TM)UQAR, caEUR(TM)est faire partie daEUR(TM)une equipe collaborative, avoir laEUR(TM)occasion de relever des defis stimulants, mettre a profit ses competences et evoluer dans un environnement de travail sain et agreable.
Description et exigences de l'emploi
Sous la responsabilite du secretaire general et vice-recteur a la vie etudiante, en plus des taches habituellement confiees a une adjointe administrative ou un adjoint administratif, cette personne assure un support administratif a son superieur. Elle voit a l'organisation materielle et fonctionnelle du bureau. Elle effectue des recherches, maintient des systames de suivi et de contrale et assure la bonne marche du bureau.
Exigences reliees au poste
Diplame d'etudes professionnelles en secretariat ou un programme equivalent reconnu par l'autorite competente;
Dix (10) annees daEUR(TM)experience pertinente, dont cinq (5) annees a titre de secretaire de direction ou laEUR(TM)equivalent;
Excellente connaissance de la langue franaaise et des technologies applicables a son champ daEUR(TM)activites.
Esprit daEUR(TM)initiative, aptitudes manifestes dans les relations avec le public et dans les processus et methodes daEUR(TM)organisation interne de bureau, tras grande discretion et disponibilite;
Connaissance fonctionnelle de la langue anglaise ecrite et parlee serait un atout.
Cette personne :
Accueille le personnel, les visiteurs, s'informe du motif de leur visite et repond a leur demande dans les limites de ses fonctions. Oriente les personnes dont le problame peut atre regle par une autre autorite et fixe les rendez-vous si, a son avis, il est necessaire de rencontrer le secretaire general et vice-recteur a la vie etudiante (SGVRVE).
Reaoit, filtre les appels telephoniques, en determine les priorites. Repond aux questions relevant de sa competence ou transfare les communications aux personnes concernees.
Travaille en etroite collaboration avec le personnel des unites administratives relevant du secretariat general et vice-rectorat a la vie etudiante.
Depouille le courrier, en assure le suivi et repond elle-mame a certaines correspondances.
Prepare la correspondance pour la soumettre a la signature du secretaire general et vice-recteur a la vie etudiante. Prepare des projets de reponse sur des sujets plus complexes qu'elle lui soumet pour avis et signature.
Assure le suivi regulier des courriels reaus.
Assure le suivi de l'agenda et prend les dispositions s'y rattachant. Fait les reservations, coordonne les itineraires, organise les reunions, prepare les documents, etablit l'horaire et reserve les locaux.
Prepare les dossiers necessaires aux reunions, prepare les convocations, collige les informations requises et informe les participants des suivis decoulant de ces reunions.
Effectue les recherches necessaires en vue de la preparation de dossiers. Fait le suivi des decisions prises par le secretaire general et vice-recteur a la vie etudiante et prend les mesures appropriees afin d'en assurer la realisation. S'assure que les dossiers en suspens soient soumis a nouveau au SGVRVE au moment opportun.
Seconde le vice-recteur dans certaines taches administratives et l'assiste dans le suivi budgetaire de son unite.
Repond elle-mame aux diverses demandes de renseignements relevant de sa competence dans le respect des lois, raglements, politiques et procedures en vigueur.
Procade a la relecture, a la correction et a la mise en forme des differents documents qui lui sont soumis.
Tient a jour avec celerite un systame de classement sur les differents documents du SGVRVE et tient compte du caractare confidentiel des dossiers.
Execute toute autre tache connexe. Peut accomplir les taches d'un poste connexe ou inferieur lorsque requis.
La liste des taches et responsabilites deja enumerees est sommaire et indicative. Il ne s'agit pas d'une liste complate et detaillee des taches et responsabilites susceptibles d'atre effectuees par une personne employee occupant ce poste. Cependant, les taches et responsabilites non enumerees ne doivent pas avoir d'effet sur le niveau de l'emploi.
Affectation et statut
Secretariat general et vice-rectorat a la vie etudiante
Poste regulier non syndique (permanent) a temps complet
Horaire de travail: 35 heures par semaine
Date d'entree en fonction: 19 septembre 2022
Date limite pour postuler: 5 septembre 2022
Traitement salarial
Le traitement salarial est etabli conformement aux dispositions du protocole du personnel administratif.
Liste des avantages a l'UQAR
Activites de developpement des competences
Cafeteria, cafe et bar
Programme complet et concurrentiel d'avantages sociaux
Horaire d'ete (conge les vendredis apras-midi)
Infrastructures sportives
Centre de la petite enfance
aEUR proximite des grands espaces naturels, Rimouski est une veritable cite etudiante. Capitale du Bas-Saint-Laurent, pale commercial et maritime, sa population etudiante, composee de 15 000 jeunes provenant du Quebec et du monde, laEUR(TM)anime tout au long de laEUR(TM)annee. Avec ses 50 000 habitants, ici, tout est convivial et a proximite .
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Lettre de presentation
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Nous souscrivons au programme daEUR(TM)accas a laEUR(TM)egalite en emploi pour les femmes, les personnes handicapees, les membres de minorites visibles et de minorites ethniques et les autochtones. Des mesures d'adaptation peuvent atre offertes aux personnes handicapees en fonction de leur besoin et ce, en toute confidentialite.
Nous communiquerons uniquement avec les personnes retenues pour une entrevue.