Job Description

Residence de la Gappe lll and lV- Adjointe Administrative

La responsabilite du poste d'adjoint administratif est d'assurer la liaison entre l'etablissement et l'equipe comptable du siege; Communiquer avec les residents, les familles et les administrateurs/tuteurs/mandataires concernant les questions et les preoccupations relatives a la facturation et aux comptes a recevoir. S'assurer que tous les rapports sont prepares et transmis a la direction, au bureau regional et au bureau central avec exactitude et dans les delais requis.

FONCTIONS ET RESPONSABILITES :

Responsable de la preparation de la paie bi-hebdomadaire, ce qui inclut l'equilibrage de la feuille de calcul pour la soumission, l'achevement de la verification de maniere complete et precise et l'assurance que les cessations d'emploi sont signalees en temps opportun et que le RE a ete demande. Il Veille a completer les nouvelles trousses d'embauche des nouveaux employes et a les inscrire sur le site web de paye;

Prepare les dossiers des employes au moment de l'embauche en s'assurant que toutes les informations contenues dans le dossier d'embauche sont completes et ordonnees et effectuer des verifications regulieres pour garantir la conformite. Tenir un dossier separe pour la sante des employes; Cree un dossier administratif pour les residents en s'assurant que tous les documents contenus dans le dossier d'admission des nouveaux residents sont complets et en ordre et veiller a ce que des audits reguliers soient effectues; Ajoute les nouveaux residents dans le systeme de facturation lors de l'admission et apporter des modifications aux dossiers des residents qui ont quitte l'etablissement ou s'il y a eu un changement dans le statut d'occupation (simple/double); Conserve les dossiers des employes et des residents et les informations qu'ils contiennent de maniere confidentielle; S'assure que les factures des fournisseurs sont codees, approuvees et scannees pour le paiement au plus tard le jeudi de chaque semaine; Intervient au niveau des recouvrements et tient le directeur executif au courant de toutes les questions y afferentes. Travaille avec le personnel du siege social en cas de besoin; Prepare le rapport hebdomadaire des comptes recevables (AR/ Accounts Receivable)et le soumettre au directeur executif pour approbation et presentation dans les delais requis. Prepare les lettres d'augmentation et veiller a ce qu'elles soient distribuees en temps opportun; Prepare chaque annee les lettres d'imposition a partir des informations fournies par le service comptable du siege; Est responsable de la petite caisse de l'etablissement, s'assurant que des registres precis sont tenus, que la petite caisse est equilibree chaque semaine et que les recus sont soumis au siege social sur les formulaires appropries pour renflouement. Toute anomalie doit etre immediatement signalee au directeur executif; Contribue a creer un environnement qui preserve le respect de soi, la dignite personnelle et la securite physique de chaque resident, invite et employe; Participe aux reunions du personnel, aux comites et des services internes, sur demande et selon les besoins Engage, forme et dirige le personnel d'accueil et assure un mentorat si necessaire; Couvre les taches de reception pendant les pauses et autres moments necessaires Connait, respecte et promeut les droits et responsabilites des residents; Preserve la confidentialite des affaires des residents, des familles et des employes et fait preuve de courtoisie, de bon jugement et de souci pour la securite et le bien-etre des residents, des visiteurs et du personnel; Participe a la lutte contre les infections; Participe a l'amelioration continue de la qualite; Assume des responsabilites dans le cadre de la rotation des gestionnaires de service (MOD/ Manager on Duty), selon les affectations; Effectue d'autres taches connexes selon les instructions.

QUALIFICATIONS :

Maitrise des systemes informatiques, notamment des programmes Microsoft Office, d'Excel et des bases de donnees Certificat ou diplome en administration de bureau ou equivalent Experience en comptabilite, comptabilite fournisseurs et clients, paie (ADP) et rapports financiers Attitude agreable et professionnelle au telephone Excellentes competences en matiere de service a la clientele Connaissance en marketing et en service a la clientele Extremement organise et dote de bonnes competences en matiere de gestion du temps Bonne aptitude a la communication orale et ecrite
Si vous etes interesse(e), veuillez nous envoyer votre CV pour examen. Nous remercions tous les candidats de leur interet, mais seuls ceux retenus pour la suite du processus de selection seront contactes. Nous nous engageons a fournir des amenagements aux candidats handicapes qui en font la demande dans le cadre du processus de recrutement. Les amenagements fournis tiendront compte des besoins d'accessibilite du candidat. Si vous avez besoin d'un amenagement a tout moment pendant le processus de recrutement ou pour pouvoir soumettre votre candidature, veuillez nous contacter.

Residence de la Gappe III and IV - Administrative Assistant

The responsibility of the administrative assistant is to liaise between the facility and the accounting team at headquarters; communicate with residents, families, and administrators/guardians/proxies regarding billing and accounts receivable issues and concerns. Ensure that all reports are prepared and submitted to management, the regional office, and the central office accurately and in a timely manner.

DUTIES AND RESPONSIBILITIES:

Responsible for preparing bi-weekly payroll, which includes balancing the spreadsheet for submission, completing verification thoroughly and accurately, and ensuring that terminations are reported in a timely manner and that the RE has been requested. Ensures that new employee hire kits are completed and entered into the payroll website.

Prepares employee files at the time of hire, ensuring that all information contained in the hire file is complete and organized, and performs regular checks to ensure compliance. Maintains a separate file for employee health Creates an administrative file for residents, ensuring that all documents contained in the new resident admission file are complete and in order, and ensures that regular audits are conducted Add new residents to the billing system upon admission and make changes to the records of residents who have left the facility or if there has been a change in occupancy status (single/double) Keeps employee and resident files and the information they contain confidential Ensures that supplier invoices are coded, approved, and scanned for payment no later than Thursday of each week Assists with collections and keeps the executive director informed of all related matters. Works with head office staff as needed Prepares the weekly accounts receivable (AR) report and submits it to the executive director for approval and presentation within the required time frame. Prepares increase letters and ensures they are distributed in a timely manner Prepares annual tax letters based on information provided by the head office accounting department Is responsible for the facility's petty cash, ensuring that accurate records are kept, that petty cash is balanced weekly, and that receipts are submitted to head office on the appropriate forms for replenishment. Any discrepancies must be reported immediately to the executive director Helps create an environment that preserves the self-respect, personal dignity, and physical safety of every resident, guest, and employee Participates in staff meetings, committees, and internal services, as requested and as needed Hires, trains, and supervises front desk staff and provides mentoring as needed Covers front desk duties during breaks and other times as needed Knows, respects, and promotes the rights and responsibilities of residents Maintains confidentiality of resident, family, and employee matters and demonstrates courtesy, good judgment, and concern for the safety and well-being of residents, visitors, and staff Participates in infection control Participates in continuous quality improvement Assumes responsibilities as part of the service manager rotation (MOD/Manager on Duty), as assigned; Performs other related duties as directed.

QUALIFICATIONS:

Proficiency with computer systems, including Microsoft Office, Excel, and databases Certificate or diploma in office administration or equivalent Experience in accounting, accounts payable and receivable, payroll (ADP), and financial reporting Pleasant and professional telephone manner Excellent customer service skills Knowledge of marketing and customer service Extremely organized with good time management skills Good verbal and written communication skills
If interested, please submit your resume for review.

We thank all applicants for their interest, however, only those selected to proceed in the selection process will be contacted.We are committed to providing accommodation in the recruitment processes to applicants with disabilities, upon request. The accommodation provided will take into account the applicant's accessibility needs. If you require accommodation at any time during the recruitment process or in order to successfully submit your application, please contact us.

Type d'emploi : Temps plein, Permanent

Horaire:

Quart de jour
Experience:

Administration: 1an (Souhaite) Maison de retraite: 1an (Souhaite)
Langue:

Francais et Anglais (Obligatoire)
Lieu du poste : En presentiel