Job Description

Sommaire du poste

L'adjoint administratif avec profil en ressources humaines fournira un soutien administratif de haut niveau aux cadres et aux gestionnaires tout en aidant aux fonctions essentielles des ressources humaines. Ce role a multiples facettes exige des competences organisationnelles et interpersonnelles exceptionnelles, de la discretion dans le traitement des informations confidentielles et une comprehension fondamentale des principes des RH. Le candidat retenu sera un solutionneur de problemes proactif avec une solide ethique de travail et un engagement envers l'excellence.

Principales responsabilites

Fonctions administratives

• Gestion de l'agenda : Gerer et maintenir de maniere experte les horaires des cadres et/ou des gestionnaires, y compris les rendez-vous, les reunions et les preparatifs de voyage. Anticiper et resoudre de maniere proactive les conflits d'horaire, garantissant une utilisation efficace du temps.
• Centre de communication : Gerer et filtrer les appels telephoniques, les e-mails et les visiteurs de maniere professionnelle et rapide. Faire preuve de bon jugement dans la priorisation et l'orientation des demandes de renseignements, en maintenant un accueil et une reception organises.
• Preparation et organisation de documents : Preparer et organiser un large eventail de documents, rapports, presentations et feuilles de calcul a l'aide de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et d'autres logiciels pertinents. Garantir l'exactitude, la clarte et le respect des directives de formatage.
• Entretien du bureau : Maintenir les fournitures et l'equipement de bureau, en assurant un espace de travail bien approvisionne et fonctionnel. Anticiper les besoins, passer les commandes et gerer les stocks, en favorisant un environnement productif et efficace.
• Coordination de reunions et d'evenements : Coordonner et planifier des reunions, des conferences et des evenements, en gerant la logistique, la communication et le soutien des participants. Faire preuve d'une attention meticuleuse aux details et d'une execution sans faille.

Soutien en ressources humaines

• Recrutement et embauche : Aider au processus de recrutement et d'embauche en publiant des offres d'emploi, en planifiant des entrevues et en effectuant des verifications de references. Collaborer avec l'equipe RH pour assurer une experience positive et fluide aux candidats.
• Dossiers des employes : Tenir des dossiers d'employes exacts et confidentiels, a la fois physiques et numeriques. Maintenir l'integrite des donnees et la conformite aux reglements sur la confidentialite, en protegeant les informations sensibles.
• Integration : Aider a l'integration des nouveaux employes, y compris la collecte de documents, l'orientation et l'inscription aux avantages sociaux. Fournir une introduction accueillante et informative a la culture et aux politiques de l'entreprise.
• Formation et developpement : Coordonner les programmes de formation et de developpement des employes, en suivant la participation et les progres. Soutenir les initiatives de developpement professionnel et tenir des dossiers de formation.
• Relations avec les employes : Soutenir les efforts de relations avec les employes en repondant aux questions, en abordant les preoccupations et en remontant les problemes au besoin. Favoriser un environnement de travail positif et ouvert, en promouvant la communication et la resolution des conflits.
• Systemes RH : Maintenir et mettre a jour les bases de donnees et les systemes RH, en assurant l'integrite et l'exactitude des donnees. Generer des rapports et analyser les donnees pour soutenir la prise de decision en matiere de RH.

Qualifications

• Education : Diplome d'etudes secondaires ou equivalent requis; Diplome d'etudes collegiales ou de baccalaureat en administration des affaires ou dans un domaine connexe prefere.
• Experience : 3 ans et plus d'experience administrative, avec une certaine exposition aux fonctions RH souhaitee.
• Competence logicielle : Maitrise avancee de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et d'autres logiciels pertinents.
• Competences en communication : Excellentes competences en communication verbale et ecrite, avec la capacite d'interagir efficacement avec des personnes a tous les niveaux de l'organisation. Excellente maitrise du francais, a l'oral comme a l'ecrit.
• Competences organisationnelles : Solides competences organisationnelles, de gestion du temps et de resolution de problemes, avec la capacite de prioriser et de gerer plusieurs taches simultanement.
• Confidentialite : Capacite a traiter des informations confidentielles avec discretion et professionnalisme, en maintenant la confiance des collegues et des clients.
• Travail d'equipe : Capacite a travailler de maniere independante et en equipe, en contribuant a un environnement de travail collaboratif et solidaire.
• Attitude : Attitude positive et proactive avec une solide ethique de travail et un engagement envers l'amelioration continue et posseder une approche axee sur l'atteinte des resultats.

Competences cles

• Souci du detail : Meticuleux et minutieux dans l'execution des taches, assurant l'exactitude et la precision.
• Competences en resolution de problemes : Identifie et resout les problemes efficacement, en utilisant la pensee critique et la debrouillardise.
• Competences interpersonnelles : Etablit et maintient des relations positives avec les collegues et les clients, faisant preuve d'empathie et de respect.
• Adaptabilite : Capable de travailler efficacement sous pression, de respecter des delais serres et de s'adapter rapidement aux changements de priorites et aux demandes imprevues tout en gardant son sang-froid.
• Initiative : Proactif et motive, a la recherche de taches et de responsabilites, et s'appropriant les resultats.
• Discretion : Maintient la confidentialite et fait preuve de bon jugement, en respectant les normes ethiques et les limites professionnelles.

Environnement de travail

Ce travail s'effectue dans un environnement de bureau professionnel. Le role utilise couramment du materiel de bureau standard tel que des ordinateurs, des telephones, des photocopieurs, des classeurs et des telecopieurs.

Exigences physiques

Les exigences physiques decrites ici sont representatives de celles qui doivent etre remplies par un employe pour effectuer avec succes les fonctions essentielles de ce travail. Dans l'exercice de ses fonctions, l'employe doit regulierement parler ou entendre; se tenir debout, marcher et s'asseoir; utiliser les mains pour toucher, manipuler ou sentir; et atteindre avec les mains et les bras. A l'occasion, l'employe peut avoir besoin de soulever des fournitures et du materiel de bureau jusqu'a 20 lb.

Type de poste/Heures de travail prevues

Il s'agit d'un poste a temps plein. Les jours et les heures de travail sont du lundi au vendredi, pendant les heures d'ouverture principales. L'horaire specifique peut varier en fonction des besoins du departement et peut necessiter des heures supplementaires occasionnelles.

Clause de non-responsabilite

Les taches, les responsabilites et les activites peuvent changer ou de nouvelles peuvent etre assignees a tout moment avec ou sans preavis.

Type d'emploi : Temps plein

Remuneration: 50000,00$ a 67939,00$ par an

Horaire:

• Du Lundi au Vendredi
• Fins de semaine au besoin

Formation:

• DEP/ AEC ou Certificat (Souhaite)

Experience:

• Comptabilite: 1an (Souhaite)

Langue:

• Francais (Souhaite)

Lieu du poste : En presentiel

Date de debut prevue: 2025-02-24