Job Description

Adjoint(e) administratif(ive)
Dans le cadre de vos fonctions a titre d'adjoint(e) administratif(ive), vous serez charge(e) de fournir un soutien administratif de haut niveau au Vice-president principal et chef de marche Transport, ainsi qu'aux membres de son equipe. Vous serez egalement appele(e) a accompagner deux cadres executifs dans la gestion de leurs comptes de depenses et dans l'organisation de leurs reservations de voyage.
Afin de bien jouer votre role vous devrez, sans aucun doute, avoir une excellente capacite d'adaptation, aimer etre dans l'action, etre proactif/ive, etre capable de travailler de facon autonome et sous un minimum de supervision.
Quelle sera votre contribution dans l'equipe?

• Fournir un soutien administratif et operationnel aux dirigeants usant d'excellentes competences communicationnelles, en faisant preuve de jugement et de discretion, et en etablissant des relations avec des partenaires internes et externes;
• Gerer l'agenda et coordonner l'emploi du temps, y compris la coordination des reunions, l'organisation de la participation a des conferences et la gestion de la logistique des reunions;
• Prioriser les courriels et les reunions en faisant preuve de jugement et d'un sens aigu des affaires reposant sur la comprehension des objectifs, des processus et de l'Agenda;
• Developper des agendas previsionnels et creer des processus pour assurer une planification efficace de tous les comites;
• Preparer des presentations PowerPoint ou autres types de documents pour diverses reunions et comites internes ou externes;
• Participer a la creation, a la revision et a l'edition de communications et consolider les documents destines aux comites de direction, etc;
• Assurer la liaison avec les differentes parties prenantes internes et externes et etre le point de contact;
• Coordonner les preparatifs de voyage et fournir tous les documents requis (itineraires, billets, etc);
• Diriger la coordination de projets de grands evenements et de reunions et participer a des projets speciaux;
• Developper des relations de confiance avec les employes, la direction et les autres collegues;
• Preparer, soumettre et faire le suivi des feuilles de temps dans Oracle et des comptes de depenses dans Concur.

Pourquoi choisir AtkinsRealis comme employeur?
Parce que nous offrons notamment :

• L'opportunite de travailler sur des projets varies et d'envergure autant a l'interne qu'a l'externe;
• Un milieu de vie stimulant ou l'equilibre vie personnelle et vie professionnelle est important;
• L'acces a une offre de formations diversifiees axees sur le developpement et les interets de chacun;
• Un salaire concurrentiel, des avantages sociaux flexibles, un regime d'actionnariat et un regime de retraite a cotisations determinees;
• Un environnement de travail axe sur la sante et securite.

L'adjoint(e) administratif(ive) recherche(e)

• Detient un diplome d'etudes en secretariat, bureautique ou gestion de bureau;
• Possede un minimum de cinq (5) ans d'experience pertinente en tant qu'adjoint(e) administratif(ve)/executif(ve) aupres de cadres superieurs dans une organisation dynamique, professionnelle et complexe;
• Est en mesure de communiquer aisement en francais et en anglais (oral et ecrit)*;
• A une excellente maitrise de la suite MS Office (Teams, Outlook, Word et PowerPoint), SAP Concur, et avoir la volonte et capacite de s'adapter aux nouvelles technologies et aux nouveaux outils.
• Capacite a faire preuve d'un haut degre de proactivite et de reactivite et avoir une approche orientee vers les solutions.
• Capacite a evoluer dans un environnement au rythme rapide.
• Capacite a etablir des priorites et a effectuer plusieurs taches simultanement;
• Capacite a travailler de maniere independante avec un minimum de supervision.
• Faire preuve d'integrite, demontrer sa capacite a respecter la plus grande confidentialite et savoir gerer les differentes situations qui se presenteront quotidiennement.

Le defi vous interesse? N'attendez plus! Faites-nous parvenir votre CV et joignez-vous a nous pour faconner un meilleur avenir pour notre planete et ceux qui l'habitent.
A propos d'AtkinsRealis
Issue de l'integration d'organisations etablies de longue date, la premiere en 1911, AtkinsRealis est une societe de calibre mondiale de services d'ingenierie et d'energie nucleaire, dediee a faconner un meilleur avenir pour notre planete et ceux qui l'habitent. Nous creons des solutions durables qui lient individus, donnees et technologie pour transformer les infrastructures et les systemes energetiques du monde. Nous deployons des capacites mondiales a l'echelle locale pour fournir a nos clients des services uniques et complets couvrant tout le cycle de vie d'un actif -- consultation, services-conseils et services environnementaux, reseaux intelligents et cybersecurite, conception et ingenierie, approvisionnement, gestion de projet et de construction, exploitation et entretien, mise hors service et capital. Nous offrons l'ampleur et la profondeur de nos capacites dans des secteurs strategiques tels que les Services d'ingenierie, l'Energie nucleaire et le Capital.
AtkinsRealis se preoccupe de votre confidentialite. AtkinsRealis et les autres filiales ou entreprises affiliees de AtkinsRealis communement designees AtkinsRealis ) sont determinees a proteger votre confidentialite. Veuillez consulter notre sur notre site Carrieres pour en savoir plus sur la facon dont nous recueillons, utilisons et transferons vos donnees personnelles.
En fournissant vos renseignements personnels a AtkinsRealis, vous confirmez que vous avez lu notre Avis de confidentialite et que vous l'acceptez.
#LI-CAN
*Ce poste requiert la connaissance d'une autre langue que le francais, soit l'anglais, puisque vous serez membre d'une equipe de direction canadienne, mondiale ou regionale, et devrez collaborer avec des collegues situes a l'exterieur du Quebec.
Administrative Assistant
Come join us in reshaping the future with AtkinsRealis. AtkinsRealis is dedicated in engineering a better future for our planet and its people.
As part of your duties as an Administrative Assistant, you will be responsible for providing high-level administrative support to the Senior Vice President and Market Lead Transportation, as well as to members of his team. You will also be called upon to assist two executives in managing their expense accounts and coordinating their business travel arrangements.
To perform your role successfully, you'll undoubtedly need to be highly adaptable, enjoy taking action, be proactive, and be able to work independently with minimal supervision.
Your role within the team:

• Provide administrative and operational support to management, using excellent communication skills, judgment and discretion, and building relationships with internal and external partners;
• Manage calendar and coordinate schedules, including coordinating meetings, organizing conference attendance and managing meeting logistics;
• Prioritize emails and meetings using sound judgment and business acumen based on an understanding of group objectives, processes and schedules;
• Develop forward agendas and create processes to ensure effective planning of all committees;
• Prepare PowerPoint presentations and other documents for various internal and external meetings and committees;
• Participate in the creation, revision and editing of communications and consolidate documents for executive committees, etc;
• Liaise with various internal and external stakeholders and act as point of contact;
• Coordinate travel arrangements and provide all required documents (itineraries, tickets, etc);
• Lead project coordination for major events and meetings and participate in special projects;
• Develop trusting relationships with employees, management and other colleagues;
• Prepare, submit and track expense accounts in Concur and timesheets in Oracle.

Why choose AtkinsRealis as an employer?
Because we offer:

• The opportunity to work on various major projects for internal and external clients.
• An exciting environment where work-life balance is important.
• A wide array of learning and development opportunities.
• Competitive pay, flexible benefits, an employee share plan, and a defined contribution pension plan.
• A work environment focused on health and safety.

The ideal candidate:

• Hold a degree in secretarial, administration or office management;
• Has Minimum of five (5) years' relevant experience as an administrative/executive assistant to senior executives in a dynamic, professional and complex organization;

Is proficient in English and French (spoken and written)*; * Proficiency in MS Office (Teams, Outlook, Word, and PowerPoint), Concur and willingness and ability to adapt to new technologies and tools;

• Ability to demonstrate a high degree of proactivity and responsiveness;
• Ability to evolve in a fast-paced environment;
• Ability to prioritize and multi-task;
• Ability to work independently with minimal supervision;
• Demonstrate integrity, the ability to maintain confidentiality and the ability to deal with situations as they arise on a daily basis;

Are you up for this challenge? Apply today and join our team to help engineer a Better Future for our Planet and its People.
About AtkinsRealis
Created by the integration of long-standing organizations dating back to 1911, AtkinsRealis is a world-leading professional services and project management company dedicated to engineering a better future for our planet and its people. We create sustainable solutions that connect people, data and technology to transform the world's infrastructure and energy systems. We deploy global capabilities locally to our clients and deliver unique end-to-end services across the whole life cycle of an asset including consulting, advisory & environmental services, intelligent networks & cybersecurity, design & engineering, procurement, project & construction management, operations & maintenance, decommissioning and capital. The breadth and depth of our capabilities are delivered to clients in key strategic sectors such as Engineering Services, Nuclear, Operations & Maintenance and Capital.
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By submitting your personal information to AtkinsRealis, you confirm that you have read and accept our Privacy Notice.
#LI-CAN
*This position requires knowledge of a language other than French, namely English, as it involves collaboration with members of the Canadian or global leadership team located outside Quebec.
Worker Type Employee
Job Type Regular
At AtkinsRealis, we seek to hire individuals with diverse characteristics, backgrounds and perspectives. We strongly believe that world-class talent makes no distinctions based on gender, ethnic or national origin, sexual identity and orientation, age, religion or disability, but enriches itself through these differences.

Skills Required