Job Description

Cardinal Health Canada, with over 1,400 employees nationwide, is an essential link in the Canadian healthcare supply chain, providing over 70,000 products to healthcare facilities and medical professionals across the country.
Cardinal Health Canada seeks a highly motivated administrator for the role of Executive Assistant, Administration reporting to the Senior Director, Sales and Services, East. This is a hybrid position reporting twice a week at our Doval, Quebec office, at times for specified meetings and events.
This role is responsible for assisting general business functions by providing an array of administrative and data support activities, including the management of reports, records, invoices, travel and expenses as well as preparing correspondence and presentations. The successful candidate provides a full scope of administrative support to Senior Sales Leaders, HR and legal as well as on-site support to the Dorval facility. The Exec Admin also plays an important role in translation coordination and serves as an administrative liaison with others within and outside the company.
Working hours: Monday - Friday
Location: Dorval Qc
Your Contributions to the Organization will be:
Schedule and coordinate meetings, address catering and video conferencing needs, and take meeting notes and follow up on action items.
Manage email calendars and draft internal and external correspondence and memos on behalf of senior leaders.
Prepare and process expense reports, purchase requirements and invoices.
Prepare and review PowerPoint presentations, organizational charts and other materials for Sales and HR leaders.
Act as primary contact and reviewer for all translations from English to French (global materials, sales documents, HR documents, trainings, etc.). Send materials to translation vendor, proof-read, suggest edits.
Act as member of OLF francization committee - participate in meetings and own action items.
Maintain accurate and updated information on Carrefour Lobby Quebec.
Support regional and national sales meetings with scheduling, coordination with events and travel teams, on-location attendee registration and support, and procuring awards and trophies.
Provide back-up support to on-site Dorval Facilities leader in tasks such as ordering office supplies, distributing mail, greeting visitors and contractors, signing for packages and preparing building access cards.
Support the onboarding of new leaders with IT access requests, orientation schedules and materials.
Support on-site engagement and employee activities.
This Job might be for you if:
You are bilingual ** (English and French) ***English language skills are essential for communicating with, supporting, and providing services to individuals, employees, or partners who do not speak French, particularly when they are outside the province of Quebec
Post Secondary education is preferred
Fluent in English and French, written and oral - experience with translation an asset
6 + years of related professional experience
Proficient in Microsoft Office programs
Experience and comfort using various systems and applications
Effectively apply knowledge of job and company policies and procedures to complete a variety of assignments.
Work closely with other administrative assistants to ensure consistent flow of communication and coordination of efforts.
Self-directed and ability to anticipate leader needs and offer support and solutions.
Ability to treat sensitive information, exercising diplomacy and tact in all interactions.
Ability to prioritize and handle multiple tasks while meeting deadlines.
Ability to interface with employees at all organizational levels.
Detail oriented and able to work with a high level of confidentiality.
Our Employees all benefit from:
Full dental and health benefits including life insurance from day 1
Pension plan with employer matching after 3 months of employment
Incentive plan participation
Paid vacation and sick days
Tuition reimbursement
In-house training on safety measures, warehouse tasks and equipment
Cardinal Health is committed to employment equity and encourages applications from women, visible minorities, Indigenous peoples and persons with disabilities.
Cardinal Health Canada is proudly recognized as a Great Place to Work in Canada. As an essential partner in Canadian healthcare, we strive every day to build a culture of inclusion and collaboration, where team members can be their authentic selves, grow in their careers, and be proud to serve our customer partners.
Cardinal Canada, qui compte plus de 1 400 employes a l'echelle nationale, est un maillon essentiel de la chaine d'approvisionnement des soins de sante au Canada, fournissant plus de 70 000 produits aux etablissements de sante et aux professionnels de la sante partout au pays.
Cardinal Canada recherche un administrateur hautement motive pour occuper le poste d'adjoint (e) executif, administration, relevant du directeur principal, Ventes et services, Est. Il s'agit d'un poste hybride qui necessite de se presenter deux fois par semaine a notre bureau de Doval, au Quebec, pour certaines reunions et certains evenements specifiques.
Ce role a pour responsabilite de soutenir les fonctions generales de l'entreprise en offrant une gamme d'activites administratives et de soutien aux donnees, notamment la gestion des rapports, des dossiers, des factures, des deplacements et des depenses, ainsi que la preparation de la correspondance et des presentations. La personne retenue fournira un soutien administratif complet aux dirigeants du comite executif des ventes, aux ressources humaines et au service juridique, ainsi qu'un soutien sur place aux installations de Dorval. L'adjoint (e) joue egalement un role important dans la coordination des traductions et agit comme liaison administrative aupres des intervenants internes et externes.
Heures de travail : du lundi au vendredi
Lieu : Dorval (Quebec)
Vos contributions a l'organisation seront les suivantes :
Planifier et coordonner les reunions, gerer les besoins en service de traiteur et visioconference, et prendre les notes de reunion et le suivi des elements d'action.
Gerer les agendas electroniques et rediger la correspondance et les notes internes et externes au nom des hauts dirigeants.
Preparer et traiter les rapports de depenses, les besoins d'achats et les factures.
Preparer et reviser des presentations PowerPoint, des organigrammes et d'autres documents pour les equipes des Ventes et des RH.
Agir comme personne-ressource principale pour la revision de toutes les traductions de l'anglais au francais (documents globaux, documents de vente, documents RH, formations, etc.). Envoyer les documents au fournisseur de traduction, reviser, suggerer des modifications.
Sieger au comite de francisation de l'OLF - participer aux reunions et assurer le suivi des elements d'action.
Maintenir des informations exactes et a jour sur Carrefour Lobby Quebec.
Soutenir les reunions de vente regionales et nationales en assurant la planification, la coordination avec les equipes des evenements et des voyages, l'inscription et le soutien des participants sur place, ainsi que l'approvisionnement en prix et trophees.
Offrir un soutien de remplacement au responsable des installations a Dorval pour des taches telles que la commande de fournitures de bureau, la distribution du courrier, l'accueil des visiteurs et des entrepreneurs, la reception des colis et la preparation des cartes d'acces au batiment.
Soutenir l'integration des nouveaux gestionnaires en gerant les demandes d'acces TI, les horaires d'orientation et le materiel associe.
Soutenir les activites d'engagement et les evenements pour les employes sur site
Ce poste pourrait vous convenir si :
Vous etes bilingue ** (anglais et francais) ***La maitrise de l'anglais est essentielle pour communiquer avec les personnes, les employes ou les partenaires qui ne parlent pas francais, les aider et leur fournir des services, en particulier lorsqu'ils se trouvent a l'exterieur de la province de Quebec.
Une formation postsecondaire est preferable.
Maitrise du francais et de l'anglais, a l'ecrit et a l'oral - experience en traduction un atout
6+ annees d'experience professionnelle pertinente
Maitrise des programmes Microsoft Office
Aisance avec divers systemes et applications
Appliquer efficacement la connaissance du poste ainsi que des politiques et procedures de l'entreprise pour accomplir diverses taches.
Collaborer etroitement avec les autres adjoints afin d'assurer une communication fluide et une coordination efficace.
Autonome, avec la capacite d'anticiper les besoins des leaders et d'offrir du soutien ainsi que des solutions.
Gerer de l'information sensible avec diplomatie et tact dans toutes les interactions.
Capacite a prioriser et gerer plusieurs taches tout en respectant les delais.
Capacite a interagir avec des employes a tous les niveaux de l'organisation.
Souci du detail et capacite a travailler avec un haut niveau de confidentialite
Nos employes beneficient tous des avantages suivants :
Couverture dentaire et medicale complete, y compris une assurance vie des le premier jour
Plan de retraite avec abondement de l'employeur apres 3 mois d'anciennete
Participation a un programme d'interessement
Conges payes et conges maladie
Remboursement des frais de scolarite
Formation interne sur les mesures de securite, les taches d'entrepot et les equipements
Cardinal Health s'engage en faveur de l'equite en matiere d'emploi et encourage les candidatures des femmes, des minorites visibles, des Autochtones et des personnes handicapees.
Cardinal Health Canada est fiere d'etre reconnue comme un lieu de travail exceptionnel (Great Place to Work) au Canada. En tant que partenaire essentiel du secteur canadien des soins de sante, nous nous efforcons chaque jour de creer une culture d'inclusion et de collaboration, ou les membres de l'equipe peuvent etre eux-memes, evoluer dans leur carriere et etre fiers de servir nos clients partenaires.
Candidates who are back-to-work, people with disabilities, without a college degree, and Veterans are encouraged to apply.
Cardinal Health supports an inclusive workplace that values diversity of thought, experience and background. We celebrate the power of our differences to create better solutions for our customers by ensuring employees can be their authentic selves each day. Cardinal Health is an Equal Opportunity/Affirmative Action employer. All qualified applicants will receive consideration for employment without regard to race, religion, color, national origin, ancestry, age, physical or mental disability, sex, sexual orientation, gender identity/expression, pregnancy, veteran status, marital status, creed, status with regard to public assistance, genetic status or any other status protected by federal, state or local law.
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