Job Description

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LOFFRE DEMPLOI
ADJOINT - COMMUNICATIONS TEMPS COMPLET - PERMANENT - 35 H

Relevant du vice-pr\xc3\xa9sident Communications, le titulaire du poste doit fournir un soutien en effectuant diff\xc3\xa9rentes t\xc3\xa2ches administratives, de suivis et de recherches selon les besoins et les demandes. Il a, entre autres, \xc3\xa0 optimiser lefficacit\xc3\xa9 et lutilisation du temps par la gestion efficace de lagenda, \xc3\xa0 \xc3\xa9valuer et valider des informations et des demandes qui lui sont achemin\xc3\xa9es (par t\xc3\xa9l\xc3\xa9phone, courriels, documents), incluant le retour dinformation aux diff\xc3\xa9rents demandeurs.

La planification, lorganisation et la coordination sont des activit\xc3\xa9s diverses quil aura \xc3\xa0 effectuer. Il r\xc3\xa9dige, r\xc3\xa9vise des documents et la correspondance. Il \xc3\xa9tablit et tient des syst\xc3\xa8mes de classement selon les principes \xc3\xa9tablis pour la gestion des documents et contr\xc3\xb4le la s\xc3\xa9curit\xc3\xa9 des documents confidentiels. De plus, il effectue toute autre t\xc3\xa2che connexe pour le bon fonctionnement de la vice-pr\xc3\xa9sidence.

Notre contrat :
Ladjoint aura comme mandat de :

• Agit \xc3\xa0 titre de personne-ressource pour les employ\xc3\xa9s qui rel\xc3\xa8vent de la vice-pr\xc3\xa9sidence et supporte la directrice Communications dans diverses t\xc3\xa2ches de secr\xc3\xa9tariat ou autres;
• Assiste le vice-pr\xc3\xa9sident dans ladministration du service en effectuant les diff\xc3\xa9rentes t\xc3\xa2ches administratives li\xc3\xa9es \xc3\xa0 son bon fonctionnement, dont la correspondance, le classement, les photocopies, les t\xc3\xa9l\xc3\xa9copies, les appels, paiements des comptes, etc.;
• Tient \xc3\xa0 jour lagenda du vice-pr\xc3\xa9sident;
• Effectue larchivage et la destruction annuelle pour lensemble du d\xc3\xa9partement selon le calendrier de conservation en place;
• Effectue diff\xc3\xa9rents rapports et analyses \xc3\xa0 la demande de son sup\xc3\xa9rieur;
• Fait le suivi aupr\xc3\xa8s des personnes concern\xc3\xa9es relativement aux plans daction qui d\xc3\xa9coulent des r\xc3\xa9unions ou \xc3\xa9v\xc3\xa9nements qui concernent la vice-pr\xc3\xa9sidence;
• R\xc3\xa9pond aux demandes de renseignements des fournisseurs et des employ\xc3\xa9s;
• Effectue toutes autres t\xc3\xa2ches connexes pour le bon fonctionnement de lOrganisme.

Votre offre :
Connaissances et formation

• DEC en bureautique, technique administrative ou dans un domaine connexe;
• Excellente connaissance des outils MS Office (Word, Excel, PowerPoint) et environnement Mac;
• Excellente ma\xc3\xaetrise du fran\xc3\xa7ais \xc3\xa9crit et parl\xc3\xa9;
• Connaissance de langlais parl\xc3\xa9 et \xc3\xa9crit;
• Habilet\xc3\xa9s d\xc3\xa9velopp\xc3\xa9es en r\xc3\xa9daction administrative;
• Connaissance du domaine des communications et du marketing.

Exp\xc3\xa9rience minimale requise

• 4 \xc3\xa0 6 ann\xc3\xa9es dexp\xc3\xa9rience pertinente.

Habilet\xc3\xa9s ou aptitudes essentielles

• Sens de lorganisation et des priorit\xc3\xa9s (respects des \xc3\xa9ch\xc3\xa9anciers);
• Discr\xc3\xa9tion et discernement;
• Aptitude \xc3\xa0 g\xc3\xa9rer plusieurs dossiers simultan\xc3\xa9ment en effectuant les suivis appropri\xc3\xa9s;
• Leadership et aptitude pour le travail d\xc3\xa9quipe;
• Autonomie;
• Rigueur;
• Sens du service \xc3\xa0 la client\xc3\xa8le;
• Esprit dinitiative;
• Polyvalence.

Faites-nous parvenir votre curriculum vit\xc3\xa6. Lutilisation du genre masculin a \xc3\xa9t\xc3\xa9 adopt\xc3\xa9e afin de faciliter la lecture et na aucune intention discriminatoire.

Nous vous remercions de lint\xc3\xa9r\xc3\xaat que vous t\xc3\xa9moignez pour ce poste, cependant nous ne communiquerons quavec les personnes dont la candidature aura \xc3\xa9t\xc3\xa9 retenue.

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