Job Description

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L\xe2\x80\x99OFFRE D\xe2\x80\x99EMPLOI
ADJOINT \xe2\x80\x93 COMMUNICATIONS TEMPS COMPLET \xe2\x80\x93 PERMANENT \xe2\x80\x93 35 H

Relevant du vice-pr\xc3\xa9sident Communications, le titulaire du poste doit fournir un soutien en effectuant diff\xc3\xa9rentes t\xc3\xa2ches administratives, de suivis et de recherches selon les besoins et les demandes. Il a, entre autres, \xc3\xa0 optimiser l\xe2\x80\x99efficacit\xc3\xa9 et l\xe2\x80\x99utilisation du temps par la gestion efficace de l\xe2\x80\x99agenda, \xc3\xa0 \xc3\xa9valuer et valider des informations et des demandes qui lui sont achemin\xc3\xa9es (par t\xc3\xa9l\xc3\xa9phone, courriels, documents), incluant le retour d\xe2\x80\x99information aux diff\xc3\xa9rents demandeurs.

La planification, l\xe2\x80\x99organisation et la coordination sont des activit\xc3\xa9s diverses qu\xe2\x80\x99il aura \xc3\xa0 effectuer. Il r\xc3\xa9dige, r\xc3\xa9vise des documents et la correspondance. Il \xc3\xa9tablit et tient des syst\xc3\xa8mes de classement selon les principes \xc3\xa9tablis pour la gestion des documents et contr\xc3\xb4le la s\xc3\xa9curit\xc3\xa9 des documents confidentiels. De plus, il effectue toute autre t\xc3\xa2che connexe pour le bon fonctionnement de la vice-pr\xc3\xa9sidence.

Notre contrat :
L\xe2\x80\x99adjoint aura comme mandat de :

• Agit \xc3\xa0 titre de personne-ressource pour les employ\xc3\xa9s qui rel\xc3\xa8vent de la vice-pr\xc3\xa9sidence et supporte la directrice Communications dans diverses t\xc3\xa2ches de secr\xc3\xa9tariat ou autres;
• Assiste le vice-pr\xc3\xa9sident dans l\xe2\x80\x99administration du service en effectuant les diff\xc3\xa9rentes t\xc3\xa2ches administratives li\xc3\xa9es \xc3\xa0 son bon fonctionnement, dont la correspondance, le classement, les photocopies, les t\xc3\xa9l\xc3\xa9copies, les appels, paiements des comptes, etc.;
• Tient \xc3\xa0 jour l\xe2\x80\x99agenda du vice-pr\xc3\xa9sident;
• Effectue l\xe2\x80\x99archivage et la destruction annuelle pour l\xe2\x80\x99ensemble du d\xc3\xa9partement selon le calendrier de conservation en place;
• Effectue diff\xc3\xa9rents rapports et analyses \xc3\xa0 la demande de son sup\xc3\xa9rieur;
• Fait le suivi aupr\xc3\xa8s des personnes concern\xc3\xa9es relativement aux plans d\xe2\x80\x99action qui d\xc3\xa9coulent des r\xc3\xa9unions ou \xc3\xa9v\xc3\xa9nements qui concernent la vice-pr\xc3\xa9sidence;
• R\xc3\xa9pond aux demandes de renseignements des fournisseurs et des employ\xc3\xa9s;
• Effectue toutes autres t\xc3\xa2ches connexes pour le bon fonctionnement de l\xe2\x80\x99Organisme.

Votre offre :
Connaissances et formation

• DEC en bureautique, technique administrative ou dans un domaine connexe;
• Excellente connaissance des outils MS Office (Word, Excel, PowerPoint) et environnement Mac;
• Excellente ma\xc3\xaetrise du fran\xc3\xa7ais \xc3\xa9crit et parl\xc3\xa9;
• Connaissance de l\xe2\x80\x99anglais parl\xc3\xa9 et \xc3\xa9crit;
• Habilet\xc3\xa9s d\xc3\xa9velopp\xc3\xa9es en r\xc3\xa9daction administrative;
• Connaissance du domaine des communications et du marketing.

Exp\xc3\xa9rience minimale requise

• 4 \xc3\xa0 6 ann\xc3\xa9es d\xe2\x80\x99exp\xc3\xa9rience pertinente.

Habilet\xc3\xa9s ou aptitudes essentielles

• Sens de l\xe2\x80\x99organisation et des priorit\xc3\xa9s (respects des \xc3\xa9ch\xc3\xa9anciers);
• Discr\xc3\xa9tion et discernement;
• Aptitude \xc3\xa0 g\xc3\xa9rer plusieurs dossiers simultan\xc3\xa9ment en effectuant les suivis appropri\xc3\xa9s;
• Leadership et aptitude pour le travail d\xe2\x80\x99\xc3\xa9quipe;
• Autonomie;
• Rigueur;
• Sens du service \xc3\xa0 la client\xc3\xa8le;
• Esprit d\xe2\x80\x99initiative;
• Polyvalence.

Faites-nous parvenir votre curriculum vit\xc3\xa6. L\xe2\x80\x99utilisation du genre masculin a \xc3\xa9t\xc3\xa9 adopt\xc3\xa9e afin de faciliter la lecture et n\xe2\x80\x99a aucune intention discriminatoire.

Nous vous remercions de l\xe2\x80\x99int\xc3\xa9r\xc3\xaat que vous t\xc3\xa9moignez pour ce poste, cependant nous ne communiquerons qu\xe2\x80\x99avec les personnes dont la candidature aura \xc3\xa9t\xc3\xa9 retenue.

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