Job Description

Job Title:

Accreditation Specialist, CACME/CACMS

Location:

Remote within Canada

Department:

Accreditation

Reports To:

Accreditation Manager

Starting Salary Range:

$69,753.28 - $81,368.01 (grade 5)

Job InformationCome join the AFMC team, where innovation in medical education meets a flexible and supportive work environment! As a team, we hold a deep commitment to a set of core values that guide our every action. Integrity is our foundation. Collaboration is our driving force. Engagement is vital. Equity is at the heart of our mission. Lastly, innovation propels us forward. We're proud to offer a remote work setting that not only allows you to contribute from the comfort of your home but also promotes work-life balance through a 35-hour workweek and flexible scheduling options. In addition to an empowering and collaborative culture, AFMC provides an excellent benefits package, ensuring your well-being is our priority. And let's not forget about the future: we offer a defined benefit pension program through HOOPP, setting you on the path towards financial security in your retirement years. Experience the unique blend of purposeful work and quality of life at AFMC!

Job Summary:

Reporting to the Accreditation Manager, the Accreditation Specialist provides support as part of the Secretariat for the Committee on Accreditation of Canadian Medical Schools (CACMS) and the Committee on Accreditation on Continuing Medical Education (CACME). The CACMS and CACME are the accrediting bodies that oversee the accreditation of Canadian MD programs and university-based Offices of Continuing Medical Education, respectively. The incumbent is responsible for playing a crucial role in planning and delivery of the quality improvement and performance to our Canadian accredited medical schools, procedural tracking, recordkeeping, meetings, and accreditation visit l ()ogistics and preparing minutes and is the primary administrative support for the Secretariat.

Role Responsibilities:

The responsibilities of this role are shared between two specialists, ensuring a collaborative approach to achieving our accreditation goals and maintaining high standards of quality and compliance and to ensure consistency and cross-coverage.

Administration (70% CACMS. 30% CACME)

Responsible for the administrative and logistical support related to the meetings of the CACMS and CACME and their sub-committees. This includes scheduling, venue arrangements, catering, hotel reservations, drafting agendas, preparing meeting materials, drafting minutes, and following up on action items. It also involves preparing reviewer worksheets for each agenda item and transmittal letters to schools and CPD offices regarding accreditation decisions and follow-up actions mandated by the Committees. Responsible for the administrative and logistical support relating to the CACMS Steering Committee, Policy Sub-committee and sponsor meetings including but not limited to scheduling, drafting agendas, preparing meeting materials, drafting minutes and following up on action items. Responsible for the administrative and logistical support for the CACMS Standards sub-committee meetings, including scheduling, drafting agendas, preparing materials, drafting minutes, and following up on action items. It also includes tracking, coordinating, and assigning the review of Standards, planning public hearings and consultations, and reporting on consultations with interested parties to update standards and elements in conjunction with the CACMS and CACME Secretariat. Responsible for monitoring and escalating secretariat cyclical process including maintaining team-based task management in MS Teams and minuting internal meeting actions; Responsible for the financial reporting and reconciliation for Secretariat budget(s). This involves preparing expense claims and ensuring accurate and timely financial reporting and tracking. Responsible for tracking membership terms and ensuring that nominations are received from sponsors. This includes maintaining an up-to-date database of membership terms, sending reminders for upcoming renewals, and coordinating the nomination process with sponsors. Responsible for maintaining appropriate electronic filing of all documents. This entails organizing and managing electronic files, ensuring that all documents are properly labeled and stored, and implementing a systematic filing system for easy retrieval and reference.

Annual Accreditation Document Review:

In close collaboration with the Manager, CACMS Secretary and Assistant Secretary, ensures the yearly review and update of the CACMS and CACME suites of documents.

Accreditation Management

Accreditation Visits:

Assists in all scheduling communications, including coordination of accreditation site visits and communication with teams in accordance with rules of procedure; Assists in the preparation and dissemination of instructions, background information and other documents necessary for accreditation visits; Supports the coordination of the accreditation process for new medical education programs. Supports the training of accreditation visit teams and the preparation of medical education programs and CME/CPD offices prior to accreditation visits;

Accreditation Activities:

Assists in tracking accreditation cycles and follow-ups for medical education programs and CPD Office Responsible for the collaboration with the Royal College and College of Family Physicians of Canada to ensure alignment with CACME activity audit procedures and communications. Preparation and dissemination of Mini-DCI for accreditation follow-up activities

AMS (Accreditation Management System) Management

Supports the implementation of the Accreditation Management System and participates in training and change management.

External Engagement

Responsible for the preparation and dissemination of AFMC Newsletter content and reports to external organizations and sponsors. Reporting on consultations with interested parties and updating standards and elements accordingly in conjunction with CACMS and CACME Secretariat. Provides support including responding to general enquiries or escalate as appropriate; Channel the Secretariat efforts and organizing our undertakings. Participates in regular content updates on websites for CACMS and CACME; and Other duties as assigned.

Direct Reports:

None

What you'll need to be successful in the role (essential qualifications):

3-5 years' experience in business administration, accreditation, or coordination role; or equivalent certification or post-secondary training; Progressive and varied experience in client services; Demonstrated ability to work with minimal supervision, exercising strong judgment in problem-solving or escalation of issues; Exceptional verbal and written communication skills, including editing, proofreading, and content revision; Outstanding interpersonal skills with ability to build strong relationships within the Accreditation team, Secretariat and Committee Members, and with our valued client organizations; Exceptional attention to detail and organizational skills; Demonstrated financial and/or project management experience; Ability to prioritize, multitask and execute tasks in a high-pressure environment; Strong sense of tact, diplomacy, maturity, and professionalism; Demonstrated experience communicating information and ideas in speaking and writing effectively in both official languages; Advanced computer skills in Word, Excel, Outlook, PowerPoint, MS Teams, Zoom, Box Adobe, database applications, and project software and Positive attitude, strong work ethic, and willingness to occasionally travel and work flexible hours for project deadlines. Bilingualism in English and French;

Nice to have:

Ability to respond effectively to the most sensitive inquiries or complaints.

Core competencies of all AFMC team members (essential):

Represents AFMC staff values (Collaboration, Excellence, Inclusivity, Respect, Trust) to internal and external stakeholders. Plans, organizes, and prioritizes workloads for self and/or direct reports. Displays strong comprehension of instructions and work assignments. Exhibits effective communication skills. Can be trusted to complete tasks with minimal follow-up in a timely manner. Demonstrates cooperative work with supervision or as part of a team; for Managers, shows effective team supervision. Ensures compliance with organizational policies, procedures, and guidelines. Applies critical thinking to problem-solving, escalating issues appropriately. Proactively responds to emerging tasks and/or issues. Manages conflict professionally and addresses it appropriately. Positively contributes to the team and organization, demonstrating a positive attitude and being a team player. Ability to work effectively in a virtual environment, including active participation with cameras-on during interactions. Commits to continuous learning about Equity, Diversity, Inclusion and Belonging (EDIB) and adheres to EDIB policies and principles.

Working Environment:

While fulfilling job responsibilities, this role requires flexibility to work in different environments, including a remote home office setup, occasional travel, and participation in in-person meetings. Due to these demands, the employee will typically engage in the following activities: Extended periods of sitting, often at a computer workstation. Flexibility in work hours, including the potential for occasional overtime, to meet project deadlines, especially when coordinating with different time zones or during travel.

Accessible Participation:

The AFMC is committed to the principles of equity, diversity, inclusion and belongingness in our operations and throughout our work environments and seek to employ individuals who share a commitment to promote and practice these principles through continuous training, modelling inclusive behaviours, and proactively managing biases.

We highly encourage all qualified applicants to apply, including, but not limited to, people of all places of origin and religions, people with disabilities, people who are neurodivergent, people who are Black or racialized, Indigenous people, women, and people from the 2SLGBTQIA+ community. We also provide accommodations during all phases of the recruitment process. If you require any accommodation or have any questions, please contact hr@afmc.ca (mailto: hr@afmc.ca). We will work with you to meet your needs.

Next steps:

Aligned with our commitment to transparency, we'd like to start here with what you can expect as next steps in our hiring process.

Screening Period:

Within a week of sending in your resume, a real human (not a robot!) will give it a thorough look. Only those selected for further consideration will be contacted. (Our goal is to reach out within five business days).

Take-Home Assessment:

You'll get a chance to flex your skills with a brief exercise- it's like a sneak peek into the job. (The assessment shouldn't take longer than an hour to complete).

Technical Interview:

This step includes a virtual meeting led by the hiring manager, and someone who knows the job well, to assess your technical capabilities and the extent and diversity of your expertise in your chosen field. (Up to 45 minutes)

Values Discussion:

Our values are important to us, and we strive to live them in all that we do. In this chat, we'll see if our values and yours are doing a little dance of compatibility. (Up to 30 minutes)

Optional One-on-One:

This optional discussion is provided as an opportunity for our top candidate to meet with a member of the AFMC team, of your choosing, to help support you in your decision making. Think of it as a friendly coffee date without the caffeine jitters. (Up to 20 minutes)

References:

Last but not least, it's the final stage. We're checking references to validate our compatibility. (Our goal is to complete this within 5 business days).



Applications will be accepted until the position is filled. The first round of interviews will take place the week of November 17th.

We thank all applicants for their interest. However, only those selected for further consideration will be contacted.

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Titre du poste :

Specialiste de l'agrement, CAFMC/CAEMC

Lieu :

A distance de partout au Canada

Service :

Agrement

Superieur(e) hierarchique :

Gestionnaire de l'agrement

Echelle salariale de depart :

De 69,753.28 $ - 81,368.01 $ (Niveau 5)

Renseignements sur le posteJoignez-vous a l'equipe de l'AFMC, ou les innovations en matiere d'education medicale se conjuguent a un environnement de travail souple et stimulant! En tant qu'equipe, nous sommes profondement attaches a un ensemble de valeurs fondamentales qui guident chacune de nos actions. L'integrite est notre fondement. La collaboration est notre force motrice. L'engagement est vital. L'equite est au coeur de notre mission. Enfin, l'innovation nous fait avancer. Nous sommes fiers d'offrir un cadre de travail a distance qui vous permet non seulement de travailler dans le confort de votre foyer, mais qui favorise egalement l'equilibre entre vie professionnelle et vie privee grace a une semaine de travail de 35 heures et a des options d'horaires flexibles. En plus d'une culture d'autonomisation et de collaboration, l'AFMC offre un excellent ensemble d'avantages sociaux, preuve que votre bien-etre nous tient a coeur. Grace a notre programme de retraite a prestations determinees du HOOPP, vous etes sur la bonne voie pour assurer votre securite financiere a la retraite. L'AFMC vous offre une combinaison unique de travail utile et de qualite de vie!



Sommaire du poste

Relevant du gestionnaire de l'agrement, le specialiste de l'agrement apporte son soutien en tant que membre du secretariat pour le Comite d'agrement des facultes de medecine du Canada (CAFMC) et le Comite d'agrement de l'education medicale continue (CAEMC). Le CAFMC et le CAEMC sont les organismes d'agrement qui supervisent respectivement l'agrement des programmes de doctorat en medecine au Canada et des bureaux universitaires de formation medicale continue. Le titulaire du poste joue un role crucial dans la planification et la mise en oeuvre de l'amelioration continue de la qualite et de la performance dans les facultes de medecine canadiennes agreees, le suivi des procedures, la tenue des dossiers, l'organisation des reunions, la logistique des visites d'agrement, la preparation des comptes rendus, et il assure le principal soutien administratif pour le secretariat.



Responsabilites

Les responsabilites de ce poste sont partagees entre deux specialistes, garantissant une approche collaborative pour atteindre nos objectifs d'agrement, maintenir des normes elevees de qualite et de conformite, et assurer la coherence ainsi qu'une couverture croisee.

Administration (70 % CAFMC, 30 % CAEMC)

Responsable du soutien administratif et logistique lie aux reunions du CAFMC et du CAEMC et de leurs sous-comites. Cela inclut la planification des horaires, l'organisation des lieux, la restauration, les reservations d'hotel, la redaction des ordres du jour, la preparation des documents de reunion, la redaction des comptes rendus et le suivi des elements d'action. Il s'agit egalement de preparer des fiches de travail pour les evaluateurs pour chaque point de l'ordre du jour et des lettres de transmission aux ecoles et bureaux de FMC concernant les decisions d'agrement et les actions de suivi mandatees par les comites. Responsable du soutien administratif et logistique lie au comite de pilotage du CAFMC, au sous-comite de la politique et aux reunions avec les parrains, y compris, mais sans s'y limiter, la planification des horaires, la redaction des ordres du jour, la preparation des documents de reunion, la redaction des comptes rendus et le suivi des elements d'action. Responsable du soutien administratif et logistique pour les reunions du sous-comite des normes du CAFMC, y compris la planification des horaires, la redaction des ordres du jour, la preparation des documents, la redaction des comptes rendus et le suivi des elements d'action. Cela inclut egalement le suivi, la coordination et l'attribution des revisions des normes, la planification des audiences publiques et des consultations, et la production de rapports sur les consultations avec les parties prenantes afin de mettre a jour les normes et les elements en collaboration avec le secretariat du CAFMC et du CAEMC. Responsable de la surveillance et de l'escalade des processus cycliques du secretariat, y compris la gestion des taches en equipe dans MS Teams et la consignation des actions des reunions internes. Responsable des rapports financiers et du rapprochement du budget du secretariat. Cela comprend la preparation des demandes de remboursement de frais et l'assurance d'une comptabilite precise et ponctuelle. Responsable du suivi des mandats des membres et de la reception des nominations des parrains. Cela inclut la tenue d'une base de donnees a jour des mandats des membres, l'envoi de rappels pour les renouvellements a venir et la coordination du processus de nomination avec les parrains. Responsable de l'organisation et de la gestion des fichiers electroniques de tous les documents. Cela implique d'organiser les fichiers electroniques, de veiller a ce que tous les documents soient correctement etiquetes et stockes, et de mettre en place un systeme de classement systematique pour un acces et une reference faciles.

Examen annuel des documents d'agrement :

En etroite collaboration avec le gestionnaire, le secretaire du CAFMC et le secretaire adjoint, assure la revision annuelle et la mise a jour de l'ensemble des documents d'agrement du CAFMC et du CAEMC.

Gestion de l'agrement

Visites d'agrement :

Aide a toutes les communications de planification, y compris la coordination des visites d'agrement sur site et la communication avec les equipes conformement aux regles de procedure. Participe a la preparation et a la diffusion des instructions, des renseignements preparatoires et autres documents necessaires pour les visites d'agrement. Soutient la coordination du processus d'agrement pour les nouveaux programmes d'education medicale. Soutient la formation des equipes de visite d'agrement et la preparation des programmes d'education medicale et des bureaux de FMC/FMC avant les visites d'agrement.

Activites d'agrement :

Participe au suivi des cycles d'agrement et des suivis pour les programmes d'education medicale et les bureaux de FMC. Responsable de la collaboration avec le College royal et le College des medecins de famille du Canada afin d'assurer l'harmonisation avec les procedures d'audit d'activite du CAEMC et les communications. Preparation et diffusion du Mini-DCI pour les activites de suivi d'agrement.

Gestion du systeme de gestion de l'agrement (AMS) :

Soutient la mise en oeuvre du systeme de gestion de l'agrement et participe a la formation et a la gestion du changement.

Engagement externe :

Responsable de la preparation et de la diffusion du contenu du bulletin de l'AFMC et des rapports aux organisations externes et aux parrains. Redige des rapports sur les consultations avec les parties prenantes et met a jour les normes et les elements en consequence, en collaboration avec le secretariat du CAFMC et du CAEMC. Fournit un soutien, y compris en repondant aux demandes generales ou en les escaladant si necessaire. Canalise les efforts du secretariat et organise nos entreprises. Participe aux mises a jour regulieres du contenu des sites web du CAFMC et du CAEMC. Autres taches assignees.

Subordonnes directs

Aucun

Ce qu'il vous faut pour reussir dans ce poste (qualifications essentielles)

3 a 5 ans d'experience en administration des affaires, agrement ou role de coordination ; ou certification equivalente ou formation postsecondaire ; Experience progressive et variee dans les services a la clientele ; Capacite demontree a travailler avec une supervision minimale, en faisant preuve d'un bon jugement dans la resolution de problemes ou l'escalade des questions ; Competences exceptionnelles en communication verbale et ecrite, y compris la revision, la correction d'epreuves et la revision de contenu ; Competences interpersonnelles exceptionnelles avec la capacite de batir des relations solides au sein de l'equipe d'agrement, du secretariat, des membres du comite, et avec nos organisations clientes valorisees ; Attention exceptionnelle aux details et competences organisationnelles ; Experience demontree en gestion financiere et/ou de projet ; Capacite a prioriser, a gerer plusieurs taches et a executer des taches dans un environnement sous pression ; Sens aigu de la diplomatie, de la maturite et du professionnalisme ; Experience demontree a communiquer des informations et des idees a l'oral et a l'ecrit de maniere efficace dans les deux langues officielles ; Competences informatiques avancees dans Word, Excel, Outlook, PowerPoint, MS Teams, Zoom, Box Adobe, applications de base de donnees et logiciels de gestion de projet ; Attitude positive, ethique de travail solide et volonte de voyager occasionnellement et de travailler des heures flexibles pour respecter les delais des projets ; Bilinguisme en anglais et en francais.

Atouts, mais nous vous aiderons egalement a les acquerir :

Capacite a repondre efficacement aux demandes ou plaintes les plus sensible.

Competences de base de tous les membres de l'equipe de l'AFMC (essentielles) :

Represente les valeurs du personnel de l'AFMC (collaboration, excellence, inclusion, respect, confiance) aupres des intervenants internes et externes. Planifie, organise et hierarchise la charge de travail pour lui-meme/elle-meme ou pour ses subordonnes directs. Fait preuve d'une grande comprehension des instructions et des taches qui lui sont confiees. Fait preuve d'une bonne capacite de communication. On peut lui faire confiance pour mener a bien des taches avec un minimum de suivi et dans des delais raisonnables. Travaille en cooperation avec ses superieurs ou au sein d'une equipe ; dans le cas des directeurs, fait preuve d'une supervision efficace de l'equipe. Veille au respect des politiques, procedures et lignes directrices de l'organisation. Applique la pensee critique a la resolution des problemes, en faisant remonter les problemes de maniere appropriee. Reagit de maniere proactive aux nouvelles taches et/ou aux nouveaux problemes. Gere les conflits de maniere professionnelle et les aborde de maniere appropriee. Contribuer positivement a l'equipe et a l'organisation, en faisant preuve d'une attitude positive et d'un esprit d'equipe. Participe activement avec camera allumee pendant les interactions. S'engage a se former continuellement sur les questions d'equite, diversite, inclusion et appartenance (EDIA) et adhere aux politiques et principes de l'EDIA.

Milieu de travail

Tout en assumant ses responsabilites, le/la titulaire du poste doit faire preuve de flexibilite pour travailler dans differents environnements, y compris dans un bureau a domicile, voyager occasionnellement et participer a des reunions en personne. En raison de ces exigences, l'employe(e) sera generalement amene(e) a exercer les activites suivantes :

De longues periodes en position assise, souvent a un poste de travail informatique. Flexibilite des horaires de travail, y compris la possibilite d'effectuer des heures supplementaires occasionnelles, afin de respecter les delais des projets, en particulier en cas de coordination avec des fuseaux horaires differents ou lors de deplacements.

Participation accessible :

L'AFMC s'engage a respecter les principes d'equite, de diversite, d'inclusion et d'appartenance dans ses activites et dans l'ensemble de ses environnements de travail, et cherche a employer des personnes qui partagent l'engagement de promouvoir et de mettre en pratique ces principes par le biais d'une formation continue, en modelisant des comportements inclusifs et en gerant les prejuges de maniere proactive.

Nous encourageons vivement tous les candidats qualifies a postuler, y compris, mais sans s'y limiter, les personnes de tous lieux d'origine et de toutes religions, les personnes handicapees, les personnes neurodivergentes, les personnes noires ou racisees, les Autochtones, les femmes et les membres de la communaute 2SLGBTQIA+. Nous proposons egalement des amenagements a toutes les etapes du processus de recrutement. Si vous avez besoin d'un amenagement ou si vous avez des questions, veuillez communiquer avec hr@afmc.ca (mailto: hr@afmc.ca). Nous travaillerons avec vous pour repondre a vos besoins.

Prochaines etapes :

Conformement a notre engagement de transparence, nous souhaitons commencer par vous presenter les prochaines etapes de notre processus de recrutement.

Periode de preselection :

Dans la semaine qui suit l'envoi de votre CV, une personne en chair et en os (pas un robot!) l'examinera attentivement. Seules les personnes selectionnees pour un examen plus approfondi seront contactees. (Notre objectif est de vous contacter dans les cinq jours ouvrables).

Evaluation a faire a domicile :

Vous aurez l'occasion de mettre vos competences a l'epreuve dans le cadre d'un bref exercice - c'est comme un apercu du travail. (L'evaluation ne devrait pas prendre plus d'une heure).

Entretien technique :

Cette etape comprend une reunion virtuelle dirigee par le responsable du recrutement et une personne connaissant bien le poste, afin d'evaluer vos capacites techniques ainsi que l'etendue et la diversite de votre expertise dans le domaine choisi. (Jusqu'a 45 minutes)

Discussion sur les valeurs :

Nos valeurs sont importantes pour nous et nous nous efforcons de les mettre en pratique dans tout ce que nous faisons. Au cours de cette discussion, nous verrons si nos valeurs et les votres sont compatibles. (Jusqu'a 30 minutes)

Entretien individuel facultatif :

Cet entretien facultatif est l'occasion pour le meilleur candidat/la meilleure candidate de rencontrer un membre de l'equipe de l'AFMC, de son choix, afin de l'aider a prendre sa decision. Pensez a un rendez-vous amical autour d'un cafe, sans le stress de la cafeine. (Jusqu'a 20 minutes)

References :

Enfin, c'est l'etape finale. Nous verifions les references pour valider notre compatibilite. (Notre objectif est de realiser cette etape dans un delai de 5 jours ouvrables).



Les candidatures seront acceptees jusqu'a ce que le poste soit pourvu. La premiere serie d'entretiens aura lieu la semaine du 17 novembre.

Nous remercions tous les candidats de leur interet. Toutefois, seules les personnes selectionnees pour un examen plus approfondi seront contactees.