Job Description

Description

CHEO is one of the few stand-alone, global leaders in pediatric health and is home to nearly 4,000 staff and physicians dedicated to helping children and youth live their best lives. Every year, CHEO helps more than 500,000 children and youth from Eastern Ontario, Western Quebec, Nunavut, and Northern Ontario.

Across Canada and the world CHEO continues to be selected by local, national and international competitions showcasing employers who lead their sector in offering exceptional workplaces for their employees. CHEO is also recognized for excelling in our work delivering world-class care to children, youth and their families. Over the years, CHEO has been selected time and again as an organization that leads and innovates in the ways we support our staff and our community. These tributes are a testament to the passion and dedication of our exceptional staff, medical staff, learners and volunteers.

POSITION SUMMARY

Under the direction of the Manager, Corporate Accounting, the A/R Supervisor is responsible to ensure that all policies and procedures impacting receivables at CHEO are maintained. This includes supervising a team of A/R Clerks, ensuring that billing entries, cash processes and invoicing procedures are completed, as well as overseeing the follow-up and collection of accounts to maximize revenues and minimize bad debts.

RESPONSIBILITIES

• Lead and supervise the Accounts Receivable team, including evaluating and providing solutions to optimize work processes, ensuring that work is completed in compliance with deadlines, coordinating backup procedures to ensure adequate staffing, supporting the Manager, Corporate Accounting in completing A/R staff performance reviews, and recruiting of A/R staff, as needed.
• Coach and train the Accounts Receivable team, including answering questions related to patient and non-patient billing, and providing training to A/R staff on the Epic system and billing workflows
• Coordinate and communicate billing procedures and processes to the various affected areas of the hospital, including communications with regards to any changes in billing practice or rates for billings
• Preparation/submission/reconciliation for Inpatient Billings
• Submission/receipt of OHIP transmissions for Diagnostic/Therapeutic Procedures and assurance that all systems are updated/changed pertaining to OHIP bulletins and fee schedules
• Review/ensure that collection accounts are processed and up to date
• Ensure that all account trial balances are current and complete each month and coordinate with the Manager, Corporate Accounting the preparation of year end file for external auditors annually
• Liaison with patients and families regarding billing and other administrative requirements
• Liaison internally/externally between various organizations regarding patient billing issues (i.e., OHIP/RAMQ/embassies/Department of Pediatrics etc.)
• Liaison with Information Systems with regards to billing processes, issues, and changes, including Epic upgrades, testing when changes are implemented and updating of corresponding process documentation
• Compiling of Procedure and Process Documentation related to billings and ensure its completeness
• Oversee activities at cashier window and facilitate petty cash needs and reconciliations
• Other duties as assigned

QUALIFICATIONS

• Criminal Record Check. (Essential)
• Bilingualism (English and French). (Essential)
• 5 years of related experience. (Essential)
• Minimum three (3) years supervisory experience. (Essential)
• Post-secondary education in a related discipline such as finance or accounting. (Essential)
• Excellent communication, writing, interpersonal and analytical and critical thinking skills. (Essential)
• Demonstrated ability to work well in a team environment and strong collaborative working relationships. (Essential)
• Excellent organizational, interpersonal and time management skills. (Essential)
• Software Skills: Advanced Excel, Outlook, MS Project, Word, PowerPoint. (Essential)
• Demonstrated accuracy and attention to detail. (Essential)
• Flexible approach to work demands. (Essential)
• Demonstrated initiative and ability to adjust priorities. (Essential)
• Experience in a medical office or healthcare. (Preferred)

CHEO values diversity and is an equal opportunity employer. We are committed to providing an inclusive and barrier-free work environment, starting with the hiring process and welcome interest from all qualified applicants.

Should you require accommodation during any phase in the recruitment process, please contact Human Resources at jobs@cheo.on.ca. All information received in relation to accommodation will be kept confidential and will be handled in compliance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act.

We thank all those who apply, however, only those to be interviewed will be contacted.

CHEO est l\'un des rares chefs de file mondiaux autonomes en mati\xc3\xa8re de sant\xc3\xa9 p\xc3\xa9diatrique et il compte pr\xc3\xa8s de 4 000 membres en personnel et m\xc3\xa9decins qui se consacrent \xc3\xa0 aider les enfants et les adolescents \xc3\xa0 vivre une belle vie. Chaque ann\xc3\xa9e, CHEO aide plus de 500 000 enfants et jeunes de l\'Est de l\'Ontario, de l\'Outaouais, du Nunavut et du Nord de l\'Ontario.

Au Canada et dans le monde, CHEO continue d\'\xc3\xaatre s\xc3\xa9lectionn\xc3\xa9 par des concours locaux, nationaux et internationaux mettant en vedette les employeurs qui dirigent leur secteur en offrant des milieux de travail exceptionnels \xc3\xa0 leurs employ\xc3\xa9s. CHEO est \xc3\xa9galement reconnu pour son excellence de son travail de prestation de soins de classe mondiale aux enfants, aux jeunes et \xc3\xa0 leurs familles. Au fil des ann\xc3\xa9es, CHEO a \xc3\xa9t\xc3\xa9 choisi \xc3\xa0 maintes reprises comme organisation qui dirige et innove dans la fa\xc3\xa7on dont nous appuyons notre personnel et notre communaut\xc3\xa9. Ces hommages t\xc3\xa9moignent de la passion et du d\xc3\xa9vouement et du caract\xc3\xa8re exceptionnel de nos employ\xc3\xa9s, de notre personnel m\xc3\xa9dical, de nos apprenants et de nos b\xc3\xa9n\xc3\xa9voles.

R\xc3\x89SUM\xc3\x89 DES FONCTIONS

Sous la direction du gestionnaire de la comptabilit\xc3\xa9 g\xc3\xa9n\xc3\xa9rale, le superviseur ou la superviseure des comptes d\xc3\xa9biteurs est charg\xc3\xa9 de veiller \xc3\xa0 ce que toutes les politiques et proc\xc3\xa9dures relatives aux comptes d\xc3\xa9biteurs de CHEO soient maintenues. Il s\'agit notamment de superviser une \xc3\xa9quipe de commis aux comptes d\xc3\xa9biteurs, de veiller \xc3\xa0 ce que les entr\xc3\xa9es de facturation, les processus de caisse et les proc\xc3\xa9dures de facturation soient effectu\xc3\xa9s, ainsi que de superviser le suivi et le recouvrement des comptes afin de maximiser les revenus et de minimiser les cr\xc3\xa9ances douteuses.

RESPONSABILIT\xc3\x89S

• Diriger et superviser l\'\xc3\xa9quipe des comptes d\xc3\xa9biteurs, notamment en \xc3\xa9valuant et en offrant des solutions pour optimiser les processus de travail, en veillant \xc3\xa0 ce que le travail soit effectu\xc3\xa9 dans le respect des d\xc3\xa9lais, en coordonnant les proc\xc3\xa9dures relatives au remplacement afin de garantir une dotation en personnel ad\xc3\xa9quate, en aidant le gestionnaire de la comptabilit\xc3\xa9 g\xc3\xa9n\xc3\xa9rale \xc3\xa0 effectuer les \xc3\xa9valuations de rendement du personnel des comptes d\xc3\xa9biteurs et en recrutant du personnel des comptes d\xc3\xa9biteurs, au besoin.
• Encadrer et former l\'\xc3\xa9quipe des comptes d\xc3\xa9biteurs, notamment en r\xc3\xa9pondant aux questions relatives \xc3\xa0 la facturation des patients et des non patients, et en formant le personnel des comptes d\xc3\xa9biteurs au syst\xc3\xa8me Epic et aux flux de travail de facturation.
• Coordonner les proc\xc3\xa9dures et les processus de facturation et les communiquer aux diff\xc3\xa9rents secteurs vis\xc3\xa9s de l\'h\xc3\xb4pital, y compris les communications relatives \xc3\xa0 tout changement dans les pratiques de facturation ou les taux de facturation.
• Effectuer la pr\xc3\xa9paration, la soumission et le rapprochement de la facturation concernant les patients hospitalis\xc3\xa9s.
• Effectuer la pr\xc3\xa9sentation et la r\xc3\xa9ception des demandes transmises au R\xc3\xa9gime d\'assurance-maladie de l\'Ontario (RAMO) pour les proc\xc3\xa9dures diagnostiques et th\xc3\xa9rapeutiques et veiller \xc3\xa0 ce que tous les syst\xc3\xa8mes concernant les bulletins et les bar\xc3\xa8mes d\'honoraires du RAMO soient mis \xc3\xa0 jour ou modifi\xc3\xa9s.
• Examiner les comptes de recouvrement et s\'assurer qu\'ils sont trait\xc3\xa9s et \xc3\xa0 jour.
• S\'assurer que les balances de v\xc3\xa9rification de tous les comptes sont \xc3\xa0 jour et compl\xc3\xa8tes chaque mois et coordonner avec le gestionnaire de la comptabilit\xc3\xa9 g\xc3\xa9n\xc3\xa9rale la pr\xc3\xa9paration annuelle du dossier de fin d\'exercice pour les v\xc3\xa9rificateurs externes.
• Assurer la liaison avec les patients et les familles en ce qui concerne la facturation et les autres exigences administratives.
• Assurer la liaison interne et externe entre diverses organisations au sujet des questions de facturation des patients (notamment RAMO, RAMQ, ambassades et service de p\xc3\xa9diatrie).
• Assurer la liaison avec les syst\xc3\xa8mes d\'information en ce qui concerne les processus de facturation, les probl\xc3\xa8mes et les modifications, y compris les mises \xc3\xa0 niveau d\'Epic, les essais lorsque les changements sont mis en \xc5\x93uvre et la mise \xc3\xa0 jour de la documentation des processus correspondants.
• Compiler la documentation des proc\xc3\xa9dures et des processus li\xc3\xa9s \xc3\xa0 la facturation et veiller \xc3\xa0 son exhaustivit\xc3\xa9.
• Superviser les activit\xc3\xa9s au guichet de la caisse et faciliter les besoins et les rapprochements de la petite caisse.
• Autres t\xc3\xa2ches pouvant \xc3\xaatre attribu\xc3\xa9es.

QUALIFICATIONS

• V\xc3\xa9rification du casier judiciaire. (Essentiel)
• Bilinguisme (fran\xc3\xa7ais et anglais). (Essentiel)
• Cinq ann\xc3\xa9es d\'exp\xc3\xa9rience connexe. (Essentiel)
• Minimum de trois (3) ann\xc3\xa9es d\'exp\xc3\xa9rience de supervision. (Essentiel)
• \xc3\x89tudes postsecondaires dans une discipline connexe telles que les finances ou la comptabilit\xc3\xa9. (Essentiel)
• Excellentes aptitudes \xc3\xa0 la communication, \xc3\xa0 la r\xc3\xa9daction, aux relations interpersonnelles, \xc3\xa0 l\'analyse et \xc3\xa0 la pens\xc3\xa9e critique. (Essentiel)
• Capacit\xc3\xa9 av\xc3\xa9r\xc3\xa9e \xc3\xa0 travailler en \xc3\xa9quipe et \xc3\xa0 maintenir de solides relations de collaboration. (Essentiel)
• Excellentes comp\xc3\xa9tences en mati\xc3\xa8re d\'organisation, de relations interpersonnelles et de gestion du temps. (Essentiel)
• Comp\xc3\xa9tences en logiciels : Excel avanc\xc3\xa9, Outlook, MS Project, Word, PowerPoint. (Essentiel)
• Exactitude et souci du d\xc3\xa9tail av\xc3\xa9r\xc3\xa9s. (Essentiel)
• Approche souple des exigences du travail. (Essentiel)
• Esprit d\'initiative d\xc3\xa9montr\xc3\xa9 et capacit\xc3\xa9 \xc3\xa0 adapter les priorit\xc3\xa9s. (Essentiel)
• Exp\xc3\xa9rience dans un cabinet m\xc3\xa9dical ou dans le domaine des soins de sant\xc3\xa9. (Pr\xc3\xa9f\xc3\xa9rable)

CHEO valorise la diversit\xc3\xa9 et est un employeur qui souscrit au principe de l\'\xc3\xa9galit\xc3\xa9 d\'acc\xc3\xa8s. Nous nous sommes engag\xc3\xa9s \xc3\xa0 fournir un environnement de travail inclusif et sans obstacle, en commen\xc3\xa7ant par le processus d\'embauche et nous sommes heureux de recevoir des demandes provenant de tous les candidats qualifi\xc3\xa9s.

Si vous avez besoin de mesures d\'adaptation pendant une phase du processus de recrutement, veuillez communiquer avec les Ressources humaines \xc3\xa0 jobs@cheo.on.ca. Tous les renseignements re\xc3\xa7us concernant les mesures d\'adaptation resteront confidentiels et seront trait\xc3\xa9s conform\xc3\xa9ment \xc3\xa0 la Loi sur l\'accessibilit\xc3\xa9 pour les personnes handicap\xc3\xa9es de l\'Ontario.

Nous remercions toutes les personnes qui posent leur candidature; toutefois, nous ne communiquerons qu\'avec celles qui seront convoqu\xc3\xa9es \xc3\xa0 une entrevue.

Children\'s Hospital of Eastern Ontario