Job Description

Commis aux comptes fournisseurs

Resume du poste :

Le commis aux comptes fournisseurs est responsable du traitement precis et rapide des transactions financieres liees aux paiements des fournisseurs, aux remboursements des patients dans le cadre des programmes Pay and Submit , a la gestion des bons de commande (PO), au traitement des paiements par carte de credit, aux rapports de depenses des employes, a la gestion des fournisseurs et aux rapprochements des comptes du bilan. Ce role est essentiel pour maintenir des controles financiers rigoureux, soutenir les relations avec les fournisseurs et les patients, et assurer le bon fonctionnement des processus d'approvisionnement et de paiement.

Responsabilites principales:

Paiements aux fournisseurs, intercompagnies et remboursements

:

Traiter toutes les factures fournisseurs conformement aux politiques de l'entreprise et aux conditions de paiement. Reconcilier les ecarts et resoudre les problemes de paiement rapidement. Maintenir des registres precis des transactions et soutenir les activites de cloture de fin de mois. Traiter les remboursements approuves des patients dans le cadre des programmes Pay and Submit , en assurant des paiements rapides et precis conformement aux procedures etablies. Traiter les factures et paiements intercompagnies conformement aux politiques internes et aux delais. Maintenir une documentation precise des transactions intercompagnies pour repondre aux exigences d'audit et de reporting.
Gestion des fournisseurs

:

Maintenir des dossiers fournisseurs a jour, incluant les coordonnees, les informations bancaires et les documents fiscaux. Servir de point de contact pour les demandes des fournisseurs et les mises a jour sur le statut des paiements. Soutenir l'integration des nouveaux fournisseurs et veiller a la conformite avec les controles internes et les politiques d'approvisionnement.
Gestion des bons de commande (PO) :


Suivre et gerer le cycle de vie des bons de commande, y compris leur creation, leur rapprochement et leur cloture. Veiller a ce que toutes les commandes soient correctement autorisees et alignees sur le budget. Collaborer avec le service des achats et les autres departements pour resoudre les ecarts.
Traitement des paiements par carte de credit :


Examiner et traiter les transactions effectuees avec les cartes de credit d'entreprise, en veillant a leur conformite avec les politiques de l'entreprise. Reconcilier les releves de carte de credit et resoudre tout ecart. Conserver la documentation justificative a des fins d'audit et de reporting.
Gestion des rapports de depenses :


Examiner et traiter les rapports de depenses des employes pour en verifier l'exactitude, la conformite aux politiques et la presence de la documentation requise. Coordonner avec les employes et les gestionnaires pour resoudre les problemes ou obtenir les informations manquantes. Assurer le remboursement rapide et l'enregistrement precis des depenses.
Rapprochements des comptes du bilan :


Aider a la preparation et au rapprochement des comptes du bilan assignes. Enqueter sur les ecarts et les resoudre rapidement. Soutenir les activites de cloture de fin de mois et de fin d'annee en garantissant l'exactitude et l'exhaustivite des comptes.

Qualifications :

2 a 3 ans d'experience averee dans les comptes fournisseurs ou dans un role financier similaire. Grande attention aux details et precision dans la saisie des donnees et le traitement financier. Excellentes competences en organisation et en gestion du temps. Maitrise des logiciels financiers et de la suite Microsoft Office (notamment Excel). Une experience avec NetSuite est consideree comme un atout. Une bonne connaissance des portails bancaires est importante, car la majorite des paiements sont effectues via ces systemes. Solides competences en communication et en relations interpersonnelles.

Accounts Payable Clerk:

Position Summary:

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The Accounts Payable Clerk is responsible for the accurate and timely processing of financial transactions related to vendor payments, patient reimbursements under Pay and Submit programs, purchase order (PO) management, credit card payment processing, employee expense reports, vendor management, and balance sheet account reconciliations. This role is essential to maintaining strong financial controls, supporting vendor and patient relationships, and ensuring the smooth operation of procurement and payment processes.

Key Responsibilities:

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Vendor, Intercompany and Reimbursement Payments: Process all vendor invoices in accordance with company policies and payment terms. Reconcile discrepancies and resolve payment issues in a timely manner. Maintain accurate records of transactions and support month-end closing activities. Process approved patient reimbursements under the Pay and Submit programs, ensuring timely and accurate payments in accordance with established procedures. Process intercompany invoices and payments in accordance with internal policies and timelines. Maintain accurate documentation for intercompany transactions to support audit and reporting requirements.
Vendor Management:


Maintain up-to-date vendor records, including contact information, banking details, and tax documentation. Serve as a point of contact for vendor inquiries and payment status updates. Support onboarding of new vendors and ensure compliance with internal controls and procurement policies.
Purchase Order (PO) Management:


Monitor and manage the PO lifecycle, including creation, matching, and closure. Ensure proper authorization and budget alignment for all POs. Collaborate with procurement and other departments to resolve discrepancies.
Credit Card Payment Processing:


Review and process corporate credit card transactions, ensuring compliance with company policies. Reconcile credit card statements and resolve any discrepancies. Maintain supporting documentation for audit and reporting purposes.
Expense Report Management:


Review and process employee expense reports for accuracy, policy compliance, and proper documentation. Coordinate with employees and managers to resolve issues or obtain missing information. Ensure timely reimbursement and accurate recording of expenses.
Balance Sheet Account Reconciliations:


Assist in the preparation and reconciliation of assigned balance sheet accounts. Investigate and resolve discrepancies in a timely manner. Support month-end and year-end closing activities by ensuring account accuracy and completeness.

Qualifications:

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2 to 3 years of demonstrated experience in accounts payable or a related finance role. Strong attention to detail and accuracy in data entry and financial processing. Excellent organizational and time management skills. Proficiency in financial software and Microsoft Office Suite (especially Excel). Experience with NetSuite is considered an asset. Familiarity with banking portals is important, as most payments are processed through these systems. Strong communication and interpersonal skills.
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