Job Description

Hardt est une entreprise manufacturiere specialisee dans l'industrie alimentaire situee dans l'ouest de Montreal. Hardt est une entreprise privee, etablie depuis longtemps, qui est rentable et qui a de beaux projets pour l'avenir! Dans notre entreprise, les valeurs suivantes sont etablies : communiquer activement, exprimer ses preoccupations et chercher a resoudre les problemes, travailler de maniere cooperative et dans le respect et s'efforcer d'apporter des ameliorations continuellement.

Hardt fournit des solutions aux supermarches ainsi qu'aux magasins a grandes surfaces, et est le fournisseur exclusif de rotisseries et de rechauds a plus de 90% des grandes surfaces aux Etats-Unis. Notre entreprise est orientee vers nos clients, ce qui est bien demontre a travers notre mission de fournir des solutions fiables et qui repondent aux besoins de nos clients. Hardt est presentement a la recherche d'un(e):

Coordonnateur(trice) des comptes fournisseurs

ROLE

Le ou la coordonnateur(trice) des comptes fournisseurs est responsable de la gestion quotidienne des operations liees aux comptes fournisseurs. La personne titulaire du poste veille au traitement exact et ponctuel des factures fournisseurs, des depenses des employes et des paiements, tout en assurant la conformite aux politiques et procedures de l'entreprise. Cette personne contribue egalement aux activites de fin de mois et de fin d'exercice, soutient les audits internes et externes et entretient des relations positives avec les fournisseurs et les differents services internes.

PRINCIPALES RESPONSABILITES ET LIVRABLES

Traitement des factures et des paiements

Verifier, valider et traiter les factures et les demandes de paiement conformement aux politiques et niveaux d'approbation internes. Faire la correspondance entre les factures, les bons de commande et les avis de reception (jumelage a trois voies). Preparer et executer les paiements electroniques, cheques et autres modes de paiement avec exactitude et selon les echeances prevues. Gerer les rapports de depenses des employes et les rapprochements des cartes de credit corporatives.

Rapprochements et rapports

Effectuer les rapprochements des transactions de comptes fournisseurs, des releves de fournisseurs et des comptes du grand livre afin d'assurer l'exactitude et l'integralite des donnees. Surveiller les rapports d'anciennete des comptes fournisseurs, analyser les ecarts et veiller au paiement rapide des soldes en souffrance. Participer aux clotures mensuelles et annuelles en preparant les ecritures et rapprochements necessaires. Appuyer les audits internes et externes en fournissant la documentation requise et en repondant aux demandes des verificateurs.

Communication avec les fournisseurs et les equipes internes

Repondre rapidement aux demandes des fournisseurs et maintenir des relations professionnelles et positives. Collaborer avec les equipes internes (Achats, Reception, Finances) pour resoudre les ecarts, les documents manquants ou les problemes de paiement. Tenir a jour les dossiers fournisseurs (formulaires fiscaux, coordonnees, informations bancaires, etc.).

Conformite, sante et securite, integrite

Proteger les donnees financieres en respectant les politiques de securite de l'information et en signalant toute anomalie ou risque potentiel. Respecter les normes de sante et securite au travail en maintenant un environnement de travail securitaire, organise et ergonomique. Suivre les formations obligatoires en sante et securite prevues a la matrice de formation de l'entreprise. Faire preuve de confidentialite, d'ethique et d'integrite dans toutes les activites financieres.

STRUCTURE HIERARCHIQUE

Superieur immediat :

Controleur

Subordonnes directs :

Aucun

FORMATION, LICENCES ET CERTIFICATIONS

Etudes postsecondaires en comptabilite, finances ou dans un domaine connexe, ou experience equivalente. Toute certification additionnelle (tenue de livres, technicien comptable ou autre formation pertinente) est consideree comme un atout. Le perfectionnement professionnel continu dans les systemes comptables, plateformes ERP ou operations financieres est un atout.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE

1.

Experience :

Minimum de 2 a 3 ans d'experience dans un poste en comptes fournisseurs ou dans un role connexe en comptabilite ou en finances, idealement dans un milieu avec un volume eleve de transactions et des echeances serrees

2. Langues :

Anglais :

Excellente communication orale et ecrite afin de soutenir efficacement la majorite des fournisseurs anglophones.

Francais :

Maitrise fonctionnelle pour communiquer occasionnellement avec des fournisseurs et collegues francophones.

3. Competences techniques et comportementales:

Competences techniques

Maitrise intermediaire de la suite Microsoft 365, particulierement Excel (formules, gestion de donnees, tableaux croises dynamiques), ainsi que Outlook, Word, PowerPoint et Teams. Experience pratique avec un systeme ERP (Epicor/Kinetic, un atout) pour le traitement, la saisie et la production de rapports des comptes fournisseurs. Solide comprehension du cycle complet des comptes fournisseurs : validation des factures, jumelage des bons de commande, traitement des paiements, rapprochements, rapports et conformite fiscale. Experience du jumelage a trois voies (bon de commande, reception, facture) et capacite a resoudre les ecarts avec rigueur et rapidite. Capacite demontree a gerer les comptes fournisseurs, y compris l'ouverture, la mise a jour et le suivi des dossiers, tout en maintenant des relations positives avec les partenaires. Bonne connaissance des pratiques de cloture de fin de mois et de fin d'exercice. Connaissance des controles internes, des exigences de conformite et de la documentation d'audit liee aux comptes fournisseurs.

Competences comportementales

Excellente minutie et souci de l'exactitude dans toutes les transactions et la tenue des dossiers. Calme, patient(e) et resilient(e) face aux taches repetitives, aux priorites changeantes ou aux delais serres. Communicateur(trice) proactif(ve) qui assure la clarte des echanges avec les fournisseurs, collegues et superieurs. Organise(e) et fiable, capable de gerer plusieurs priorites sans compromettre la qualite du travail. Fait preuve d'integrite et de discretion dans la manipulation d'informations confidentielles. Axe(e) sur la conformite et les processus, avec un fort sens des responsabilites et de la rigueur. Esprit d'equipe et volonte de contribuer a l'amelioration continue des processus et de l'efficacite.

EXIGENCES PHYSIQUES ET MENTALES

Effort physique :

Travail de bureau avec peu d'effort physique. Peut etre appele(e) a soulever occasionnellement des dossiers ou fournitures d'un poids d'environ 5 kg.

Mouvements :

Longues periodes en position assise devant un ordinateur. Utilisation constante du clavier et de la souris. Deplacements occasionnels pour consulter des dossiers physiques.

Vision et audition :

Vision suffisante pour examiner des donnees financieres detaillees et utiliser un ecran d'ordinateur. Audition normale requise pour les echanges telephoniques et les reunions.

Exigences psychologiques :

Capacite a demeurer concentre(e) sur des taches repetitives et detaillees avec un haut degre de precision. Capacite a gerer plusieurs priorites et a faire preuve de patience et de professionnalisme lors de la resolution de problemes ou de desaccords avec des fournisseurs.

CONDITIONS DE TRAVAIL ET DEPLACEMENTS

Horaire type :

Du lundi au vendredi, 37,5 heures par semaine, avec possibilite d'heures supplementaires a l'occasion.

Lieu principal :

1400, 50e Avenue, Lachine (Quebec) H8T 2V3.

Mode hybride (avantage) :

Presence au bureau trois jours par semaine et teletravail deux jours. Ce privilege est offert pour favoriser l'equilibre travail-vie personnelle, mais peut etre ajuste selon les besoins operationnels.

Deplacements :

Aucun.

APERCU DES AVANTAGES

Avantages sociaux complets : soins de sante, soins dentaires, programme d'aide aux employes (PAE), assurance vie de base et assurance en cas de deces ou de mutilation accidentels (DMA), invalidite de longue duree (ILD), a compter du premier jour d'emploi; Soins de sante virtuels (telemedecine); Regime enregistre d'epargne-retraite (REER) avec contrepartie de l'employeur; Possibilite de bonus (base sur la performance de l'entreprise et de l'individu); Programme de reference; Deux (2) jours de conge discretionnaire par annee.
Nous remercions tous les candidats de leur interet. Toutefois, seuls les candidats retenus seront contactes.

Hardt souscrit a un programme d'acces a l'egalite en emploi et invite les femmes, les membres des minorites visibles et ethniques, les Autochtones ainsi que les personnes handicapees a presenter leur candidature. Le genre masculin est utilise uniquement dans le but d'alleger le texte.

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Hardt is a food-service equipment manufacturer located in the west-end of Montreal. This long-established, privately-owned organization has been consistently profitable and is planning for future growth. The Organization's values are reflected in its operating principles: communicate actively; voice and seek to resolve concerns; work cooperatively and respectfully and strive for improvements continuously.

Hardt provides solutions to the supermarket and warehouse club industry, and is the exclusive supplier of rotisseries and heated display cases to over 90% of the warehouse clubs in the US. The Company is actively customer-driven as indicated by its mission to provide "Responsive, Reliable Solutions." Hardt is presently seeking a:

Accounts Payable Coordinator

ROLE

The Accounts Payable Coordinator is responsible for managing the day-to-day operations of the accounts payable function. This role ensures the timely and accurate processing of vendor invoices, employee expenses, and payments while maintaining compliance with company policies and procedures. The Accounts Payable Coordinator also supports month-end and year-end closing activities, assists with internal and external audits, and contributes to maintaining strong relationships with vendors and internal departments.

KEY RESPONSIBILITIES & DELIVERABLES

Invoice and Payment Processing

Review, verify, and process invoices and payment requests in accordance with company policies and approval hierarchies. Match invoices to purchase orders and receiving documents, ensuring proper three-way matching. Prepare and process electronic transfers, checks, and other payment methods accurately and on schedule. Manage employee expense reports and corporate credit card reconciliations.

Reconciliation and Reporting

Reconcile accounts payable transactions, vendor statements, and general ledger accounts to ensure accuracy and completeness. Monitor A/P aging reports, investigate discrepancies, and ensure timely payment of outstanding balances. Support month-end and year-end closing processes by preparing journal entries and reconciliations. Assist with audits by providing supporting documentation and responding to auditor inquiries.

Vendor and Internal Communication

Respond promptly to vendor inquiries and maintain professional, positive relationships. Collaborate with internal teams (Purchasing, Receiving, Finance) to resolve discrepancies, missing documentation, or payment issues. Maintain accurate and up-to-date vendor records, including W-9s, tax information, and contact details.

Compliance, Safety, and Integrity

Safeguard financial data by adhering to company information-security policies and reporting any irregularities or potential risks. Ensure compliance with corporate Health & Safety standards by maintaining a safe, organized, and ergonomic work environment. Complete all mandatory safety and compliance training outlined in the company's Safety Training Matrix. Uphold confidentiality, ethical standards, and integrity in all financial activities.

REPORTING STRUCTURE

Reports to:

Controller

Direct Reports:

N/A

EDUCATION, LICENSES, CERTIFICATIONS

Postsecondary education in Accounting, Finance, or a related field or equivalent working experience is required. Additional certifications such as Bookkeeping, Accounting Technician, or related professional training are considered an asset. Ongoing professional development in accounting systems, ERP platforms, or financial operations is considered an asset.

QUALIFICATION AND EXPERIENCE

1.

Experience:

Minimum of 3 years of experience in an accounts payable or related accounting/finance role, preferably within an environment that involves high transaction volumes and strict payment deadlines.

2.

Languages:

English:

Excellent verbal and written communication skills to effectively support the majority of English-speaking vendors.

French:

Functional proficiency to occasionally communicate with French-speaking vendors and colleagues.
3.

Skills & Competencies:

Hard Skills / Technical Knowledge

Intermediate proficiency in Microsoft 365 applications--particularly Excel (formulas, data management, pivot tables) for analysis and reporting, and with Outlook, Word, PowerPoint and Teams. Hands-on experience using ERP systems (Epicor/Kinetic preferred) for A/P processing, data entry, and reporting. Strong understanding of the full accounts payable cycle, including invoice verification, purchase order matching, payment processing, reconciliations, reporting, and tax compliance. Practical experience with three-way matching (purchase order, receipt, invoice) and resolving discrepancies promptly and accurately. Proven ability to manage vendor accounts, including setup, updates, credit handling, and maintaining positive vendor relationships. Solid grasp of reconciliation and month-end closing best practices, ensuring accuracy and timeliness of financial data. Familiarity with internal controls, audit documentation, and compliance requirements related to payables and tax regulations.

Soft Skills / Work Style

Exceptional attention to detail and a commitment to accuracy in all transactions and record-keeping. Calm, patient, and resilient when managing repetitive tasks, shifting priorities, or tight deadlines. Proactive communicator who ensures clarity with vendors, internal teams, and supervisors, particularly when issues arise. Organized and dependable, with the ability to prioritize multiple tasks and meet established timelines without sacrificing quality. Demonstrates integrity and discretion in handling confidential financial information. Naturally compliance-oriented and process-driven, with a strong sense of accountability and ownership. Displays a collaborative mindset and contributes positively to team efficiency and workflow improvement initiatives.

MENTAL AND PHYSICIAL REQUIREMENTS

Strength Guidelines:

Work is performed in an office environment with minimal physical exertion. May occasionally be required to lift files, binders, or office supplies weighing up to 10 lbs (5 kg).

Motion Parameters:

Prolonged periods of sitting at a workstation, with constant use of computer, keyboard, and mouse for data entry and document review. Occasional standing, walking, bending, or reaching for files, binders, or archived records. Must maintain proper ergonomic posture and practices while at the desk to reduce fatigue or strain.

Vision and Hearing Requirements:

Must have sufficient visual acuity to prepare and analyze financial data, review detailed reports, and work extensively on a computer screen. Normal hearing is required for routine conversations, meetings, and telephone communication.

Psychological Demands:

Ability to focus on repetitive, detail-oriented tasks with a high degree of accuracy. Must manage multiple priorities and deadlines, remain attentive when processing large volumes of transactions, and handle occasional vendor conflicts or payment discrepancies with patience and professionalism.

WORKING ARRANGEMENT & TRAVEL EXPECTATIONS

Typical schedule:

Monday to Friday, 37.5 hours per week, occasional overtime.

Primary Work Location:

1400, 50e Avenue, Lachine, Quebec, H8T 2V3 OR

Hybrid (Privilege):

This role is based on a 3 full days in-office and 2 days from home schedule. The ability to work remotely is offered as a company-provided benefit to support work-life balance; however, this benefit is not guaranteed and may be modified or withdrawn at the company's discretion based on business needs.

Travel Requirement

: 0%

BENEFITS OVERVIEW

Complete benefits package offered: health care, dental care, Employee Assistance Program (EAP), life insurance and accidental death & dismemberment (AD&D), long-term disability (LTD) insurance, all effective the first day of employment. Virtual healthcare (telemedicine). Registered Retirement Savings Plan (RRSP) matching plan. Potential bonus (based on Company performance and individual performance). Employee Referral Program. Five (5) paid discretionary days per year.
We thank all applicants for their interest; however, only qualified candidates will be contacted.

Hardt endorses an Equal Employment Opportunity Program and invites women, members of visible and ethnic minorities, Aboriginal people and persons with disabilities to apply. The masculine gender is used solely for the purpose of shortening the text.

Job Types: Full-time, Permanent

Pay: From $50,000.00 per year

Benefits:

Casual dress Company events Dental care Disability insurance Employee assistance program Extended health care Language training provided Life insurance On-site parking Paid time off RRSP match Tuition reimbursement Vision care Work from home
Work Location: Hybrid remote in Lachine, QC H8T 2V3